El origen de la palabra Kanban nace en las calles de Japón, hacia el año 1.603, luego de los conflictos militares y la agitación social de la época. Con la estabilidad y el crecimiento económico, los dueños de las tiendas empiezan a hacer tableros con letreros personalizados – kanbas- para llamar la atención de los transeúntes y vender los servicios que prestaba cada negocio.

En la década de los 50, Taichii Ōno, nombró “Kanban” a su método de utilizar tarjetas de papel para señalar y seguir la demanda en la fábrica de Toyota. Con este método logró reducir la acumulación de existencias, mejoró el rendimiento y proporcionó una gran visibilidad del proceso: “producir solo lo necesario, cuando sea necesario y en la cantidad necesaria”.

Cerca de 50 años después, con la creación del “manifiesto ágil” como la solución a la “crisis de desarrollo de aplicaciones” de los 90’s, iniciaría a convertirse Kanban en uno de los métodos ágiles más populares a nivel mundial, esto principalmente gracias a su fortaleza de adaptarse exitosamente a cualquier proceso repetible.

Posterior a la definición de Kanban, en su crecimiento y propagación, se popularizaron los “tableros Kanban”, para permitir con estos visualizar la evolución de un trabajo (o producto) a través de una línea de producción (o proceso) hasta su finalización; Pero es hasta el año 2016 en el libro “Essential Kanban Condensed” que se describen las actividades que debe cumplir la gestión de los tableros para obtener los mayores beneficios, y que así el tablero, sea solo una parte de un conjunto de características que lo convierten en un Sistema Kanban, estas son:

1. Visualizar el flujo de trabajo
2. Limitar el trabajo en curso
3. Medir y gestionar el flujo de trabajo
4. Hacer explícitas las políticas
5. Implementar ciclos de retroalimentación
6. Mejorar de manera colaborativa y evolucionar experimentalmente

Hoy en día se encuentran en el mercado muchas aplicaciones para implementar sistemas Kanban, uno de ellos es Microsoft que nos ofrece Planner dentro de sus aplicaciones de Office 365, de la cual detallaremos a continuación, una guía de implementación.

Inicialmente, es clave que los equipos de trabajo conozcan y entiendan el principio Kanban, motivo de su éxito, el cual es “empezar por lo que estés haciendo ahora, y acordar en buscar la mejora a través del cambio evolutivo”, es decir, iniciar por plasmar en un tablero el trabajo como lo estamos haciendo hoy, y posterior a esto colaborativamente buscar las mejoras en el proceso para lograr una mayor eficiencia. Siguiendo las características de un sistema Kanban estructuramos nuestra metodología de la siguiente manera:

Visualizar el flujo de trabajo

Iniciamos por crear nuestro nuevo “Plan” que es como Planner le llama a un tablero Kanban. Dicho tablero contiene “Depósitos” que no son más que columnas que representan los pasos del proceso que vamos a gestionar. Luego se definen cuáles van a ser los depósitos que mejor se adaptan al trabajo que se realiza, que agregaran valor, y que podemos medir y visualizar.

Como guía, y pensando en los distintos tipos de trabajo que se pueden dar entre áreas de una organización de una constructora e incluso en una misma área, se identifican 2 alternativas bien definidas para estos depósitos: 1. Pasos específicos de un proceso particular, o 2. Sistema de tareas que siguen el proceso básico académico de: desarrollo, entrega para revisión y finalización.

Interfaz de Planner. Extraído de Planner

Una vez definidos los depósitos, le corresponde al equipo de trabajo generar las “tareas”, así llamadas por Planner, que corresponderán al trabajo que gestionaremos a través del proceso representado en los depósitos.

Creación de tareas en Planner. Extraído de Planner

Posterior a esto, incluimos a las personas de nuestra organización como miembros del plan los cuales podrán interactuar o solo visualizar la gestión del trabajo en el tablero. Para clasificar los diferentes tipos de trabajo, buscando una medición más eficiente, se utilizan las “Etiquetas” las cuales son personalizables, a nivel de clasificador, que puede ser pensado como los productos que entrega el equipo de trabajo.

Limitar el trabajo en curso

Work in Progress (WIP) es el indicador definido por la metodología Kanban para establecer una cantidad límite de trabajo dentro de cada depósito. Esto con el ánimo de enfocar al equipo en centrarse en terminar el trabajo, gestionar los cuellos de botella y mejorar la eficiencia en general.

El WIP se debe definir para cada depósito de acuerdo con la carga de trabajo, el tipo de trabajo y el rendimiento del equipo. Y como todo el diseño del sistema Kanban en un entorno ágil, debe definirse en un entorno colaborativo, junto con los miembros del equipo.

En caso de que no sea fácil definir un límite de WIP al iniciar con metodología Kanban, recomendamos probar y ajustar durante el proceso, o medir periódicamente el comportamiento de las tareas en curso, para ayudar a definir el límite que mejor se ajusta al rendimiento esperado del equipo de trabajo.

Medir y gestionar el flujo de trabajo

Como lo que no se mide, no se mejora, debemos iniciar la medición de la información del tablero para retroalimentar al equipo, su operación y mejorar el desempeño. Mínimo debe medirse el Lead time o tiempo que transcurre desde que se inicia a trabajar en una tarea hasta que es finalizada, y así poder realizar un monitoreo periódico para garantizar el flujo y mejorar la eficiencia. Algo muy importante que se debe evitar es incluir al sistema Kanban tareas de duración extensa que impidan el continuo flujo, en estos casos es preferible desagregar la tarea macro (fraccionar la producción), en pasos micro que garanticen la visualización en el flujo.

Otras mediciones que pueden realizarse son la Tasa de Entrega, es decir, la cantidad de tareas completadas por integrante del equipo o el lead time diferenciado por tipo de trabajo. Estas mediciones buscan que el equipo visualice el desempeño de su trabajo en busca de la mejora continua, y por esto se recomienda que el equipo ajuste la medición a sus necesidades. Planner permite exportar en una hoja de cálculo toda la información de nuestro tablero Kanban, para graficarlas y analizarlas, y encontrar tendencias que permiten optimizar nuestras operaciones, mejorar los compromisos con clientes del siguiente proceso e incluso proyectar las necesidades de recurso humano o de rotación de funciones o de personal.

Ruta para exportar datos plan a Excel. Extraído de Planner.

Por ejemplo, podemos graficar cómo se distribuye la carga de trabajo por tipo de trabajo (etiquetas) y obtener una gráfica como la siguiente:

Gráfica Participación Lead Time por Etiqueta. Generado por Autor.

Otro ejemplo es graficar periódicamente la cantidad de tareas en depósitos para visualizar como se ha comportado la carga de trabajo y rendimiento del equipo:

Gráfica cantidad de tareas mensual por depósito. Generado por Autor.

Podemos diseñar más gráficas de medición e integrarlas en un informe de seguimiento el cual, como se explicará más adelante, será el insumo para revisión en las reuniones de retroalimentación.

Hacer explícitas las políticas

Durante la gestión del equipo de un sistema Kanban, y de acuerdo con su particularidad, deben generarse políticas de obligatorio cumplimiento, para hacer más eficiente el sistema y obtener mejores resultados; éstas pueden ser por ejemplo, definir un límite máximo de tareas simultáneas por integrante del equipo o hacer obligatorio marcar la fecha de inicio real de tarea o la definición de que requisitos deben cumplirse antes de pasar una tarea de un determinado depósito a otro, o la definición del requisito final para dar un trabajo por completado. Esto hace parte de otro principio de Kanban que se define en “Essential-Kanban-Condensed” como: “Evolucionar las políticas para mejorar los resultados hacia el cliente y del negocio”.

Implementar circuitos de retroalimentación

Toda buena práctica aplicada a nuestro entorno laboral o personal requiere de un seguimiento continuo para su éxito en el tiempo. De igual manera lo requiere Kanban, pues solo de esta manera lograremos adoptar la metodología hasta el punto de convertirse en nuestra herramienta de trabajo.

Kanban plantea que el equipo se auto gestione, se auto organice y defina la periodicidad que mejor se le adecue, sin embargo, es recomendable una periodicidad diaria de seguimiento del tablero, del estilo de la reunión de 5 minutos de Scrum, donde de manera breve se discutan los aspectos más importantes de las tareas en desarrollo o por iniciar. De igual forma, y con una periodicidad mayor, se requiere una reunión de retroalimentación del desempeño del tablero, puede ser mensual, enlazada con la reunión diaria al inicio del mes siguiente, en donde, de manera colaborativa el equipo pueda visualizar el informe gráfico, retroalimentarse sobre el sistema Kanban e identificar aspectos por mejorar.

Mejorar de manera colaborativa, para evolucionar experimentalmente

Kanban es una metodología de mejora continua que se adapta al cambio. No se define una versión final ni perfecta de la metodología, pues es completamente adaptable a las características de los equipos, que además cada vez se enfrentan a más cambios en sus entornos y de igual manera lo deberá hacer su sistema Kanban para aportarles una mejora incremental.

Luego de estos pasos sencillos, podemos decir que tenemos implementado un sistema Kanban, sin antes olvidar el componente fundamental que es, como lo buscan los entornos ágiles, que los integrantes de los equipos que deseen trabajar con metodologías ágiles, sostengan, o desarrollen la capacidad de auto organizarse y en lo posible, sean equipos multidisciplinarios, siempre dispuestos a adaptarse al cambio, y así obtener los máximos beneficios de esta sencilla pero poderosa herramienta Lean.

REFERENCIAS

1. https://kanbantool.com/es/guia-kanban/historia-de-kanban
2. https://kanbanize.com/es/agiles/metodologia-agile
3. Anderson, Carmichael. Essential Condensed Kanban. 2016. Lean Kanban University