Trato de aplicar el pensamiento lean en todos los aspectos de mi vida, no solo en el trabajo y ciertamente, no solo en los proyectos de construcción (si en algún momento nos conocemos en persona, pregúntame cómo manejo la lista de compras semanales para mi familia). Cuando trato de inspirar el pensamiento lean en otros, los animo a elegir una actividad que les moleste, no importa la que sea, para así, poder trabajar hacia atrás desde el problema. El objetivo de este pensamiento es hacer la vida más fácil, al reducir el desperdicio y/o agregar valor; encontrando formas de simplificar y acelerar el proceso al eliminar pasos y retrabajos siempre que sea posible.

Les comento un ejemplo de mi día a día. Las reuniones me molestan. Constantemente empiezan y, en consecuencia, terminan tarde. Por lo general, no hay una agenda, o si la hay, puede que no esté estructurada. Las notas de la reunión y los elementos de acción se quedan en el aire, no se envían a los asistentes de manera oportuna y nadie los revisa hasta 10 minutos antes de la siguiente reunión (lo que muchas veces significa que no se completaron).

Con estas limitaciones en mente, cambié la forma en la que se llevan a cabo mis reuniones, resultando en mejoras considerables en la efectividad de las mismas. La retroalimentación y comentarios tanto de los clientes, como de mis colaboradores han sido muy positivos. A continuación, expongo un listado con algunas sugerencias prácticas y fáciles de implementar para mejorar sus reuniones:

1. Clarifiquen el objetivo de la reunión
En la parte superior de la agenda, establezcan claramente el objetivo. El objetivo debe responder a la razón de ser de la reunión, qué soluciones pretendemos ofrecer y qué decisiones vamos a tomar. Esto ayudará a enfocar nuestro esfuerzo dentro de la reunión.

2. Asignen tiempo para cada tema de la agenda
Dividir el objetivo de la reunión en puntos les permitirá gestionar de mejor manera el tiempo de la reunión, al limitar, a través de una cantidad determinada de minutos el espacio para cada tema dentro de la agenda. Con esto, reduces la posibilidad de que la reunión se exceda porque se ha diseñado para ser eficiente y todos, desde el inicio, tienen claro cuánto tiempo tienen para discutir y solucionar cada uno de los elementos.

3. Asignen roles: alguien que cronometre el tiempo, alguien que tome notas y un facilitador.
Si realmente quieres gestionar el tiempo, necesitarán que alguien sea responsable de esto. Esta persona necesitará realizar un seguimiento del tiempo asignado y documentar el tiempo real utilizado. La persona encargada de las notas, es responsable de dejar por escrito, desde los elementos de acción hasta los acuerdos y responsables generados en la reunión. Finalmente el facilitador estará a cargo de gestionar de manera global la reunión.

4. Empiecen a tiempo para terminar a tiempo.
No esperes a los que llegan tarde: empieza a tiempo. Una vez que las personas sepan que no se les esperará, harán un esfuerzo adicional para llegar de manera puntual. Respeta el tiempo de todos no permitiendo que temas secundarios o conversaciones personales descarrilen la reunión. Realiza una lista de cualquier tema o problema ajeno que pueda surgir, que esté fuera del alcance de la reunión pero que requiera mayor discusión en una junta posterior o al finalizar el alcance inicialmente previsto para la junta.

5. Aprendan a diferenciar las notas de la reunión de los elementos de acción
"Quién dijo qué" es diferente de "quién debe hacer qué y para cuándo": es importante que la persona encargada de las notas realice un seguimiento por separado de ambas cuestiones para que la diferencia sea clara y los elementos de acción no se pierdan.

6. Asignen responsabilidades y fechas de compromiso para las acciones
Las acciones que deben ser atendidas y solucionadas deben asignarse a personas específicas. Documenta estos elementos de acción con el nombre del colaborador responsable. A medida que se clarifique el alcance de la actividad a ser desempeñada, establezcan, en conjunto, una fecha de compromiso para la fecha de entrega o resolución de las acciones.

7. Establezcan el objetivo de la siguiente reunión.
Al concluir esta reunión, establezcan un plan, ya sea de seguimiento o correción, para la siguiente reunión. Es importante establecer este objetivo, con todos en la sala para, en conjunto, establecer objetivos y expectativas.

8. Establezcan la hora, fecha y los roles para la siguiente reunión.
Cuanto antes se tomen las decisiones, más fácil será para todos. Hagan rotación de los roles para que haya diferentes personas gestionando diferentes componentes de cada reunión. Esto ayudará a generar empatía y entre todos, mejorar el desempeño de cada uno de los roles.

9. Realicen una evaluación Plus/Delta de la reunión
Tómense un minuto al final para realizar un análisis Plus/Delta. Plus = lo puntos positivos de la gestión de la junta; Delta = lo que necesita cambiar y hacerse mejor. Preguntense: ¿nos mantuvimos acorde al plan inicial? ¿Empezamos y terminamos a tiempo? ¿Cumplimos nuestro objetivo? ¿Aclaramos los elementos de acción? ¿Participaron todos? ¿Invertimos bien nuestro tiempo? ¿Qué podemos hacer para mejorar este proceso para la próxima reunión? Documenten este análisis dentro del acta de la reunión.

10. Completen las notas de la reunión en el momento, para poderlas enviar inmediatamente después.
Logrando capturar las notas y los elementos de acción durante la reunión, el documento final estará listo para distribuirse al finalizar la misma. Tómense unos minutos para revisar estos puntos, agreguen más detalles si son necesarios y envíen el acta al finalizar la reunión. Sus asistentes recibirán los compromisos mientras la reunión esta todavía muy presente y los elementos de acción están claramente definidos. Todos conocen la fecha y el objetivo de la próxima reunión y qué deben lograr antes de la misma.

Con el espíritu de mejora continua, sabemos que nunca lograremos una reunión perfecta, cada una traerá cambios y retos en este proceso y producirá algún pequeño detalle que, si se toman las medidas correspondientes lograrán que cada reunión posterior sea mejor. Los comentarios y retroalimentación que he recibido me dicen que estoy en lo cierto y espero que con estos 10 puntos se hayan inspirado para gestionar sus reuniones de una manera cada vez más eficiente. Haga clic aquí si desea una copia de mi plantilla para gestionar juntas y reuniones.