Un ex consultor de Toyota muy reverenciado afirmó que la mayoría de los fabricantes parecen concentrarse en lograr un aumento de la productividad del 35 al 40 por ciento en un período de tres a cinco años como medida del éxito en sus esfuerzos Lean actuales. Continuó diciendo que los fabricantes en realidad deberían centrarse en una mejora del 400 por ciento en la productividad durante 10 años para completar el camino hacia una transformación Lean. Pero ¿por qué existe una disparidad tan grande en la medición del éxito?¹

Hoy en día, incluso 28 años después de que se acuñara el concepto de producción Lean, muchas empresas aún piensan que Lean es un sistema solo para implementar en las áreas de producción. Sin embargo, existen grandes oportunidades para aumentar la productividad mediante el uso de Lean tanto en áreas productivas como no productivas. Cada vez que realizo un Value Stream Mapping (VSM) en un proceso de producción, me doy cuenta de que la mayoría de los cuellos de botella y oportunidades para reducir el tiempo de entrega provienen de decisiones tomadas desde áreas administrativas y gerenciales como compras, ventas, marketing, diseño, contabilidad. y recursos humanos.

Este post está organizado en torno a 6 grandes conceptos diseñados para ayudarlo a implementar o inspirar a otros a implementar Lean Office en la industria AIC.

1. Liderar la mejora continua basada en las necesidades reales del cliente

A diferencia de lo que mucha gente piensa, los departamentos de ventas (y otros) tienen un gran impacto en el sistema de producción de una empresa. Según mi experiencia, la mayoría de las veces esos departamentos están absolutamente desconectados del sistema de producción y de las necesidades del cliente.

Recuerde que el principio Lean de “Pull” no es un concepto para implementar solo en áreas de producción, sino que también debe implementarse en ventas, compras, mano de obra, capacitación, etc. Cuando intente optimizar sus procesos, siempre mire el sistema de manera integral. Concentre su inversión en las necesidades reales del cliente.

Dentro de una organización hay clientes internos y externos. Los clientes internos son personas que trabajan en los distintos departamentos para los que producimos trabajo. Los clientes externos son los usuarios finales fuera de nuestra organización. Una mejora solo es útil si mejora algo que los clientes valoran. Antes de realizar cualquier trabajo, debemos ser conscientes de quién es el cliente y cuáles son sus condiciones de satisfacción para poder entregar el valor deseado.

2. Reduce los pasos innecesarios

Dibuje un mapa de flujo de valor y conecte las áreas de producción con las áreas no productivas. Enseñe a su gente a distinguir entre actividades de valor agregado, actividades necesarias sin valor agregado y desperdicio. Estandariza tus procesos. Incluso los procesos creativos se pueden estandarizar. Algunos expertos dicen que alrededor del 80-90% de un proceso supuestamente creativo se compone de procesos repetitivos o pasos metodológicos.

3. Implementar 5S y limpieza

Sin tener un entorno de oficina bien organizado, será bastante difícil implementar cualquier programa de mejora continua Lean. Las soluciones en la imagen a continuación muestran herramientas Lean simples y tradicionales que no necesitan mucha inversión. Puede ver un ejemplo de 5S en la primera imagen y un sistema Kanban administrado por un código de color para la compra de suministros de oficina en la segunda imagen.

Ejemplo de 5S en Iturralde y Sagüés, ingenieros, Pamplona, España

4. Usa Visual Management para controlar el flujo de trabajo

Utilice principios de gestión visual para proporcionar visibilidad del trabajo en curso (es decir, el estado de los pedidos, proyectos, informes, etc.). Un sistema de comunicación visual garantiza que se cumplan los estándares para que el trabajo se complete a tiempo. La gestión visual debe implementarse tanto en las áreas de oficina como en las áreas de producción.

5. Aprovecha las herramientas digitales

En primer lugar, recomiendo el uso de soluciones Lean tradicionales hechas a mano y herramientas como tarjetas de colores, notas adhesivas y pizarras para estandarizar el proceso. Cuando haya estandarizado el proceso, debe aprovechar las herramientas digitales, incluidas las aplicaciones, las pantallas táctiles y las herramientas de computación en la nube. Mi recomendación es comenzar con versiones menos sofisticadas o gratuitas de aplicaciones y software. Una vez que haya dominado las reglas y rutinas, busque herramientas más poderosas, costosas o sofisticadas si es necesario. Recuerde el octavo principio de Toyota Way: "Use solo tecnología confiable y completamente probada que sirva a su gente y proceso", un principio que muchas empresas aún no entienden bien.

Ejemplo de Implementación de herramientas digitales para Lean Project Management

6. Coubicación

Por último, aproveche la coubicación, una estrategia de trabajo de Lean IPD. Utiliza la coubicación para mejorar la productividad de tu equipo y agilizar la toma de decisiones. Si bien en esta publicación, mi objetivo era resaltar la importancia de implementar Lean Office en la industria AIC, mi próxima publicación brindará más ejemplos de Lean Office y nuevas tecnologías que lo ayudarán a implementar Lean en las áreas gerenciales.

Referencias

1. Keyte, Beau & Locher, Drew (2004). The complete lean enterprise. Value Stream Mapping for Administrative and Office Processes. Productivity Press, New York, USA.

2. Locher, Drew (2011). Lean Office and Service Simplified: The Definitive How-To Guide. Productivity Press, New York, USA.

3. Bicheno, John, (2008). The Lean Toolbox for Service Systems. PICSIE Books, Buckingham, UK.

4. Implementing IT to Lean Project Management & benefits of LEAN in an Architecture Office.