Glenn Ballard y Greg Howell desarrollaron el Sistema de Planificación y Control de Producción Last Planner System (LPS) a lo largo de la década de los 90. Al mismo tiempo, Lauri Koskela estaba trabajando en el desarrollo de una teoría de la producción que proporcionó el marco teórico para el LPS dentro de la filosofía Lean. El LPS se ha implementado con éxito y se está convirtiendo en una parte importante en la gestión de la construcción. Sin embargo, la transición de la teoría a la práctica no ha sido fácil. Los conceptos de LPS a veces pueden ser demasiado difíciles de entender para quienes lideran el proceso de producción y tienen que implementarlo en sus empresas. La falta de herramientas prácticas para enseñar LPS nos animó a desarrollar esta dinámica educativa.

Workshop performed by Juan Felipe Pons Achell in Castellón - Spain

LA DINÁMICA DE JUEGO

El Pull Planning Lean Game© es una herramienta educativa para enseñar Planificación Colaborativa y la Metodología del Sistema Last Planner®. Fue desarrollado por el equipo Think In Lean® y diseñado para enseñar el método bajo el enfoque específico de la industria de la arquitectura, la ingeniería y la construcción.

A través de este juego Lean, los asistentes experimentan y practican por sí mismos las diferencias entre un sistema tradicional de planificación y control de la producción y un sistema Lean, a través de la simulación de todo el proceso de programación y construcción de una casa con las famosas e inspiradoras piezas de PLAYMOBIL®. El juego consta de dos rondas y se puede jugar en una sesión de un día que incluye:

• Introducción al LPS / Ejemplos.
• Implementación / Simulación de todos los elementos del LPS:
• Pull Planning Session.
• 6 Week Look Ahead (Planificación a 6 semanas vista).
• Reunión Semanal.
• Reunión diaria de pie.
• Implementación de herramientas Lean: Eliminación de desperdicio, Gestión visual, Poka-Yokes, Estandarización de procesos y metodología de las 5S.
• Implementación de un ciclo completo de Deming PDCA

Idealmente, este taller se realiza en dos sesiones de un día, independientes una de la otra:

• Día 1: The Flow Building Lean Game©
• Día 2: The Pull Planning Lean Game©

En este post vamos a ver la dinámica del día 2.

Ronda de juego 1

El objetivo principal de la Ronda de juego 1 es construir una casa Playmobil® mediante un sistema tradicional de programación y producción. Un objetivo secundario de esta ronda es acostumbrarse a los roles, las reglas y el sistema de construcción, lo que podría estar relacionado con el tiempo que dedicamos en un proyecto real al estudio de los planos y cronograma reales. El tiempo que tienen los alumnos para construir la casa en esta ronda es de 60 minutos. Jugando esta ronda la gente se da cuenta de los problemas típicos de un sistema de gestión de proyectos tradicional:

• Identificación de los 7 desperdicios de Taiichi Ohno: sobreproducción (construir antes de que se necesite), inventario no necesario, esperas (debido a que la tarea anterior no está lista), mala calidad y retrabajo, procesamiento excesivo (ensamblaje, desensamblaje y reensamblaje de piezas; procesos no necesarios), transporte y movimiento. El diagrama de Gantt falla desde el principio.
• Entrega retrasada.
• Sin tiempo para reaccionar.
• Los problemas explotan en tu cara.
• Falta de colaboración entre propietario, contratista, subcontratistas y diseñadores.
• Falta de transparencia.

Workshop realizado por Juan Felipe Pons Achell en la U. de Salford - Media City UK

Preparación para la Round 2

Pull Planning Session

El Pull Planning es el núcleo de este juego. Tiene una duración de alrededor de 60-90 minutos y los asistentes asumen diferentes roles como: contratista, subcontratistas, encargado, proyectista y cliente. Cada subcontratista recibe un conjunto de tarjetas (un color diferente para cada subcontratista) y se simula todo el proceso de una sesión de extracción. Realmente, hacemos una combinación entre Master Plan y Pull Session.

6 Week Look Ahead (Planificación a 6 semanas vista)

Una vez que terminamos la Pull Session, los alumnos realizan el cronograma a 6 semanas vista. Esta dinámica dura alrededor de media hora y se fomenta la discusión para lograr el objetivo de construir toda la casa en 10 minutos (cinco minutos por semana, uno por día). El objetivo es reducir el tiempo de construcción de 60 a 10 minutos o menos en tan solo una ronda de juego. Gracias a que el objetivo es tan desafiante, logramos romper paradigmas incluso con la gente más reticente al cambio.

Implementación de herramientas Lean

Durante el tiempo de preparación para la segunda ronda, se alienta a los asistentes a implementar otras herramientas Lean aprendidas en el taller como gestión visual, 5S, estandarización y Poka-Yokes.

Workshop realizado por Juan Felipe Pons Achell en Pamplona - España

Ronda de juego 2

Después de implementar el Master Plan, el Pull Planning y el 6 Week Look Ahead del LPS, así como algunas herramientas Lean, es hora de jugar la segunda y definitiva ronda. En esta ocasión, los asistentes – desempeñando los mismos roles que en la ronda 1 – deberán construir la misma casa de acuerdo con los principios de Lean Construction y la Planificación Colaborativa, siguiendo la metodología LPS o Sistema del Último Planificador. El tiempo se detiene cada 5 minutos (lo que representa una semana, 5 días de trabajo) y se realiza una simulación de una reunión semanal.

Durante la ronda 2, se realiza un Ciclo Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act) al final de cada semana, se calcula el indicador de Porcentaje de Plan Completado (PPC). Se discuten las causas de incumplimiento y se realizan eventos Kaizen para lograr el objetivo.

Conclusiones

El Pull Planning Lean Game© ha demostrado ser una poderosa herramienta educativa para enseñar LPS y Planificación Colaborativa. Desde enero de 2016 se ha realizado con éxito en multitud de jornadas, proporcionando grandes momentos de aprendizaje y diversión, y desde entonces se ha formado cientos de personas en decenas de workshops de más de 10 países. El juego ha sido pensado para formar no sólo a directores, gerentes, ingenieros o arquitectos, sino también a encargados, capataces y operarios. La experiencia hasta ahora ha demostrado que la simulación realista realizada y la innovadora metodología educativa utilizada, permiten a los asistentes comprender los principales conceptos de LPS y comenzar su implementación en un corto período de tiempo.

REFERENCIAS

1. Ballard, Glenn (2000). The Last Planner System of Production Control. PhD. Thesis submitted to the Faculty of Engineering of University of Birmingham.

2. Koskela, Lauri (1992). Application of the New Production Philosophy to Construction. Center for Integrated Facility Engineering, Stanford University.

3. Daniel, E.I., Pasquire, C. and Dickens, G., (2015). Exploring the implementation of the Last Planner® System through IGLC community: twenty one years of experience. In: Proc., 23rd Annual IGLC Conference. Perth, Australia.