Alors c’est quoi un A3?

L'A3 est une méthodologie simple de résolution de problèmes, d'un format d'une page, basée sur les principes Lean.

La méthode est simple à appliquer, avec un crayon, du papier (au format A3 évidemment !) et les inputs de l'équipe de terrain.

Le template A3

Le template A3 a été conçu de manière à obliger les utilisateurs à fournir des informations clés de manière précise et concise. Voici un aperçu des informations requises lors de l'utilisation de la méthode A3 :

• Contexte - quelle est la raison de travailler sur la question (analyse de rentabilité) ?
• Situation actuelle - description du problème actuel
• Objectif général / cible - quelle amélioration essayons-nous d'obtenir ?
• Analyse - Quelles sont les causes profondes du problème ?
• Actions proposées - quelles sont les mesures que nous prévoyons de prendre pour résoudre le problème ?
• Planification - quelles sont les ressources nécessaires et quel est le meilleur moment pour agir ?

Quels sont les avantages de la méthode A3 ?

L'outil est flexible et peut être utilisé dans une grande variété de situations. Il a été conçu pour rester simple en se concentrant sur les faits. Sa conception garantit la cohérence entre les différentes initiatives de résolution de problèmes ou d'amélioration continue. Il encourage également l'utilisation d'autres outils d'analyse Lean tels que le diagramme en arête de poisson (Fishbone Diagram), l'analyse des cinq pourquoi (Five Why Analysis), le plan d'action PDCA et les diagrammes de Pareto. Ainsi, un plus grand nombre d'employés sont exposés à des compétences et à des outils Lean supplémentaires et les mettent en œuvre dans leur travail quotidien. Cela peut constituer le point de basculement de la culture de l'entreprise vers l'excellence des performances.

Le principe PDCA

PDCA signifie Planifier (Plan), Faire (Do), Contrôler (Check), Agir (Act). Il s'agit d'un processus structuré permettant de mener des actions visant à résoudre les problèmes en cours et à éviter qu'ils ne se reproduisent. Planifier consiste à identifier et à décrire le problème. Faire consiste à prendre des mesures pour rectifier le problème. Contrôler permet de déterminer si le problème a été résolu. Agir est le moment où vous clôturez les actions achevées et réussies ou vous re-planifiez d'autres actions si celles qui ont été prises n'ont pas permis de résoudre le problème.

Outils d'aide à l'analyse A3

Diagramme en arête de poisson (Fishbone Diagram) - il s'agit d'un outil en forme d'arête de poisson utilisé pour faire un brainstorming sur les facteurs pouvant contribuer à un problème. Des en-têtes fixes sont utilisés (p. ex. Matériaux, Méthode, Main d’oeuvre, Machine, Mesure) pour que les utilisateurs se concentrent sur le brainstorming des facteurs contributifs et ne passent pas à la résolution de problèmes, ce qui viendra plus tard.

Analyse des cinq pourquoi (Five WHY) - posez la question "pourquoi ?" cinq fois à propos de n'importe quel problème et vous identifierez la cause racine. C'est sur la cause racine qu'il faut concentrer toutes les actions correctives. Ne perdez pas de temps avec les symptômes.

Plan d'action PDCA - un tableau clair décrivant les problèmes, les actions correctives, les responsables, les délais et l'état d'avancement. Il est important de se rappeler qu'un seul responsable doit être assigné à une action particulière. Ainsi, la responsabilité et le contrôle de l'état d'avancement des actions restent clairs et faciles à suivre.

Exemple de résolution de problème par l'outil A3

Voici un exemple de l'outil A3 en action. Je l'ai utilisé avec une entreprise de construction relativement petite qui commençait à éprouver des difficultés en raison d'un manque de travailleurs qualifiés. Elle avait fait appel à une agence pour résoudre temporairement le problème, mais cette solution s'avérait coûteuse et la qualité des travailleurs qualifiés était très irrégulière. Ce n'était qu'une solution temporaire qui ne s'attaquait pas à la racine du problème. Il était temps de changer.

Une formation à la méthode A3 a été dispensée à deux membres de l'équipe de direction qui se sont portés volontaires pour être les cobayes de l'entreprise et essayer la méthode. Vous verrez comment ils ont utilisé l'outil pour analyser le problème en profondeur et planifier des actions qui, j'en suis sûr, garantiront la création d'une filière durable pour attirer et retenir les travailleurs qualifiés dans l'entreprise.

J'espère que vous verrez comment ce simple outil peut être utilisé pour mener des initiatives très efficaces de résolution de problèmes et d'amélioration continue.