Selon l'AGC et McGraw Hill [1], environ 15 % des constructeurs utilisent le Pull Planning (bien que seulement 9 % d'entre eux utilisent le Last Planner System® dans son intégralité) pour au moins certains de leurs projets. Le défi consiste à obtenir le plus de valeur possible en un minimum de temps au cours d'une session de planification.

Les auteurs de ce blog ont dirigé et encadré plus de 200 séances de Pull Planning au cours des dernières années. Ils ont coécrit un livre sur le sujet et ont animé des dizaines de séances de formation et de séminaires en ligne. Nous avons vu les choses bien faites, mal faites, et nous avons appris de nos erreurs et de celles des autres. Nous avons affiné les besoins en leadership pour les sessions Pull Planning et nous pouvons affirmer avec confiance que la conduite d'une session de Pull Planning nécessite du "PEN" :

• Préparation
• Enthousiasme
• Neutralité

Bien sûr, vous devez connaître la construction, le concept du Pull, la séquence en rétroplanning et en planification traditionnelle, la façon de stimuler une équipe de contremaîtres spécialisés pour les mettre au pied du mur, la façon d'obtenir le leadership, les ressources et l'engagement de l'entrepreneur général et/ou du concepteur-constructeur ("EG/CC"). Mais pour l'instant, concentrons-nous sur la "magie" qui consiste à amener un groupe de 10 à 20 chefs de chantier - chacun avec sa personnalité, son expérience, ses attitudes et ses besoins - à collaborer activement à la session de planification des travaux.

PRÉPARATION

Tout commence par la préparation, la vôtre et la leur. Toutes les personnes impliquées ont besoin de ce moment où elles réalisent qu'une planification organisée et collaborative est un véritable coup de fouet par rapport au "génie solitaire" de la plupart des projets utilisant Primavera ou MS Project.. Ils ont probablement entendu les statistiques : 4 à 20 semaines gagnées sur le planning, 5 mois de travail en 3 mois, la production double en 6 semaines passant de 1,5 million d’euros par jour à 3 millions d’euros par jour, et ainsi de suite. Cependant, les résultats ne sont pas réels tant qu'ils ne sont pas ressentis.

Nous recommandons à l'équipe de consacrer 3 à 4 heures à la simulation Villego™. Tant que vous n'en avez pas fait l'expérience, vous ne comprenez pas l'intérêt du "Pull". Pour l'animateur de la session, cela signifie qu'il doit préparer le matériel à utiliser : post- its, papier à tracer, panneaux, marqueurs, ruban adhésif, plans d’installation de chantier, vues en plan plastifiés, plans d'élévations, registres de RFI, registres des achats, le modèle BIM en marche, etc. Il s'agit également de réunir l'équipe de direction et de sélectionner à l'avance les principaux jalons à franchir, ainsi que leurs dates d'échéance.

2. L'ENTHOUSIASME

Une fois la session commencée, vous devez maintenir un rythme régulier et quelque peu accéléré ou urgent afin de conserver l'attention et la concentration de chacun. L'animateur doit être enthousiaste, tant à l'égard du processus qu'à l'égard de la capacité de chaque individu à apporter ses compétences, son expérience et ses connaissances uniques à la planification de l'équipe.

Fixer des délais : "Si vous avez besoin d'aide, j'ai deux mains pour vous aider”. Encouragez l'équipe : "Excellent travail, Frank ! Allez, Greg, pose ces trois post-its avant d'en écrire d'autres, l'équipe a besoin de ton avis sur le mur." Conversations entre chefs. Soyez à l'écoute de ce que nous appelons "le bourdonnement" qui se produit lorsque la session prend son rythme de croisière : le son de multiples conversations sur des éléments ou des approches spécifiques du projet. Ce n'est ni trop fort, ni trop faible, et cela ressemble à un bourdonnement ondulant. Déplacez-vous dans la pièce pour aider, encourager, demander des choses comme "Qu'est-ce qui doit être mis en place pour libérer ce travail ?" et assurez-vous que les post-its continuent de se déplacer vers le mur. Respectez le temps imparti, donnez un coup de pouce, encouragez : "Ok, nous devons passer à l'étape suivante, vous avez 5 minutes de plus, vous pouvez le faire ! Vous pouvez le faire !" Tout le monde n'est pas aussi enthousiaste dans la vie réelle. Nous le savons. Mais une session Pull Planning est une "scène" et le leader doit jouer le rôle, donc si vous êtes habituellement plus réservé, considérez cela comme une mission d'acteur. Jouez le rôle. Mettez-y du vôtre. Utilisez votre voix, votre corps et vos mouvements pour que la planification reste concentrée et progresse rapidement.

3. NEUTRALITÉ

Pourquoi le leader doit-il être neutre ? Parce que l'ancien paradigme de la construction (qui représente 85 % des projets auxquels participent les corps de métier) est celui d'un commandement et d'un contrôle du haut vers le bas. Les "sous-traitants" n'ont pas voix et ne sont pas autorisés à dire "non". Ils peuvent s'attendre à être écrasés par l'EG. Les sous-traitants disent : "Bien sûr, vous voulez mon avis maintenant, mais à la fin, vous allez nous dire quoi faire, et nous ferons mieux de le faire". Cependant, pour travailler efficacement, le Pull Planning a besoin d'une véritable équipe collaborative qui se fait confiance pour dire les choses telles qu'elles sont, donner des durées réelles (sans marge cachée), faire des promesses fiables et les tenir. Pour obtenir ce type d'esprit d'équipe et de collaboration, le chef doit être neutre. Il est facile pour nous, accompagnateurs, d'être neutres. Nous travaillons pour ce qui est le mieux pour le projet, c'est-à-dire "le projet d'abord".

Le responsable doit expliquer au début de la session : "Nous voulons que vous nous fassiez part de vos commentaires aujourd'hui le plus honnêtement possible. Bien sûr, nous avons réfléchi à la question et nous avons un plan d'action, nous n'aurions pas obtenu ce projet sans cela. Mais ce plan peut toujours être amélioré grâce à votre expérience et à votre contribution. Nous allons donc trouver une solution ensemble. Et je resterai neutre quant à la meilleure façon de construire ce plan, jusqu'à ce que nous ayons discuté des différentes options, que nous les ayons jouées avec nos post-its et que nous ayons décidé en tant que groupe de la façon la plus avantageuse pour tous". En tant que leader, si vous ne pouvez pas résister et que vous devez sortir de votre rôle de neutralité pour défendre une position, confiez le PEN à quelqu'un d'autre qui jouera le rôle de leader neutre pendant quelques minutes. Lorsque vous aurez défendu votre position, annoncez que vous reprenez le PEN et que vous redeviendrez neutre. En procédant ainsi, vous renforcerez votre autorité et gagnerez la confiance de l'équipe.



Il ne s'agit là que de quelques-uns des enseignements que nous avons tirés de notre longue expérience des sessions Pull Planning. Si vous voulez en savoir plus, regardez notre webinaire enregistré, “How to Lead a Pull Plan Session”, avec des photos, des exemples et de nombreux conseils. .

Ressources complémentaires :

1. How Lean Practices Represent the Future
2. Fauchier, Dan and Thais Alves, Last Planner is the Gateway to Lean Behaviors (IGLC 2013, Fortaleza Brazil), http://iglc.net/Papers/Details/898
3. Umstot, David and Dan Fauchier, Lean Project Delivery: Building Championship Project Teams, (2017, Amazon)