Avez-vous déjà entendu un partenaire se plaindre du fait qu'une session de planification par phase(Pull Session) dure plus de quatre (4) heures ? Avez-vous déjà participé à une session de planification par phase avec des facilitateurs qui s'éternisent ? Avez-vous déjà regardé dans la salle pendant cette session les yeux glacés des autres partenaires ?

Depuis que j'ai commencé mon parcours Lean en 2017, je peux non seulement répondre par l'affirmative à chacune de ces questions, mais j'ai également entendu des collaborateurs se plaindre de ces réunions pour les mêmes raisons. J'admets que les deux premières sessions que j'ai organisés ont duré près de quatre heures et que certaines ont dépassé cette durée. Depuis sept ans que j'utilise et enseigne le Lean, j'ai observé qu'une mauvaise préparation (EG et partenaires), le fait de travailler sur une étape encore trop éloignée du planning actuel et d'essayer de planifier trop en détail sont tous systématiquement responsables des délais et du contenu décevants de ces sessions.

Manque de préparation :

L'une des plus grandes frustrations de l'équipe de projet et/ou du facilitateur est que les participants à la session de planification par phase se présentent non préparés à la réunion. Il suffit d'un (1) partenaire pour ralentir la session. Chez Flintco, nous intégrons nos partenaires avant leur première réunion et pourtant nous avons encore quelques collaborateurs qui se présentent à ces sessions sans être prêts à y contribuer. 

Les frustrations les plus courantes sont les suivantes :

• Il ne connaît pas le projet.
• Il n'a pas été impliqué dans la planification ou l'appel d'offre du projet.
• Il n'a pas le "pouvoir" de promettre des dates.
• Il n'est pas prêt à discuter de l'étendue de son travail.
• Il ne se présente tout simplement pas à la session de planification par phase.

Malheureusement, le manque de préparation n'est pas seulement un problème concernant les partenaires, mais c'est aussi un problème qui concerne l'équipe de projet. Si une équipe de projet n'a pas établi son ordre du jour, n'est pas prête à expliquer la phase prévue, n'a pas préparé ses documents, n'a pas préparé la salle de réunion, etc. cela retarde le début de la réunion. De plus, les partenaires présents peuvent considérer que l'équipe de projet ne prend pas la réunion au sérieux, ce qui peut se répercuter sur les partenaires.

Comment lutter contre le fait que les partenaires et/ou les équipes de projet ne sont pas préparés à une session de planification par phase?

En tant que facilitateur, chef de projet ou quel que soit votre rôle, vous devez rencontrer l'équipe du projet avant la session prévue. Les points à discuter lors de cette réunion d'équipe sont les suivants :

• Communiquer le jalon qui doit être programmé
• Les éléments à préparer pour la réunion
• A qui incombe la tâche de préparer chaque élément
• Le lieu de la réunion
• Tout autre élément permettant de garantir le bon déroulement de la réunion

La majorité de nos projets utilisent Touchplan, il y a donc des points supplémentaires à discuter :

• Confirmer que ce qui sera discuté est configuré,
• Confirmer que tous les corps de métier sont invités à Touchplan
• Confirmer que tous les corps de métier se sont connectés à Touchplan
• Ajouter les lignes et les zones, si nécessaire.

Il incombe à l'équipe de projet de s'assurer que les partenaires présents sont préparés. Pour ce faire, elle doit : 

• Envoyer une invitation à la réunion au plus tard deux (2) semaines avant la réunion
• Prendre contact périodiquement avec chaque partenaire pour confirmer sa présence :
• Une semaine avant
• Quelques jours avant
• S'assurer que chaque participant s'est connecté à Touchplan ou à un autre logiciel Lean, le cas échéant
• Former le partenaire

Flintco donne la priorité à la formation de ses partenaires avant leur première session de planification par phase. Nous organisons une formation d'une heure à une heure et demie pour tous nos partenaires qui n'ont jamais participé à un projet Flintco Lean2.0®. En bref, cette formation enseigne les principes fondamentaux du Lean et du Lean2.0® aux participants, ainsi que ce que Flintco attend d'eux pendant le projet. Par ailleurs, je participerai cette année au congrès du LCI à Detroit, où je présenterai la manière dont l'intégration de nos partenaires a permis d'obtenir leur adhésion à l'utilisation de Lean2.0® dans le cadre de nos projets.

Enfin et surtout, suivez un agenda. Nous avons un ordre du jour spécifique que nous utilisons pour toutes nos sessions de planification par phase, et lorsqu'il est respecté, elles se déroulent sans problème et ne font pas perdre de temps à nos partenaires.

Sélection réfléchie des jalons :

J'ai vu des équipes de projet planifier des jalons permettant de libérer quelques semaines de travail et n'avoir qu'un ou deux partenaires dans la session de planification par phase. J'ai également vu l'inverse, à savoir des équipes planifier des mois à l'avance et libérer suffisamment de travail pour que plus de dix partenaires figurent dans le planning de la phase concernée. Les deux cas présentent des inconvénients. Si la session ne libère pas suffisamment de travail ou ne comporte qu'un ou deux partenaires, l'équipe utilise-t-elle son temps à bon escient ? Quel est le degré de collaboration ? Des réunions supplémentaires seront nécessaires pour planifier l'ensemble du projet, ce qui n'aurait pas été le cas si le bon jalon avait été sélectionné. Les partenaires, voire l'équipe de projet, se plaignent alors du nombre de réunions organisées.

Si vous sélectionnez un jalon trop important, la durée de vos réunions dépassera une durée acceptable pour vos partenaires, tout en leur faisant perdre du temps. Personne n'apprécie les réunions qui durent plus de quelques heures, surtout pas vos partenaires. Souvent, vous avez plusieurs partenaires dont l'étendue des travaux se situe vers la fin de l'étape. Ils sont donc assis dans la réunion à écouter des heures de discussion, juste pour le peu de temps dont ils ont besoin pour être présents. Le temps passé en réunion finit par ne pas créer suffisamment de valeur pour le projet.

Comment savoir/sélectionner le bon jalon à planifier ?

C'est une question typique que posent nos équipes de projet lors de la première mise en œuvre de Lean2.0®. Elles n'apprécient pas ma réponse lorsque je leur dis qu'il ne s'agit pas du nombre de semaines, mais de la quantité de travail à libérer. Je dis cela parce que certains phases vont durer 8 à 12 semaines alors que d'autres pourraient durer plus de 24 semaines. Encore une fois, tout dépend de la quantité de travail libérée. Honnêtement, il faut un certain temps pour comprendre quelle étape une session devrait englober et cela dépend de l'expérience Lean de votre équipe de projet et de vos partenaires.

Il est préférable d'opter pour un jalon trop petit plutôt que pour un jalon trop grand, qui peut donner lieu à davantage de réunions. En règle générale, les étapes telles que l'achèvement de la structure, la mise hors eau du bâtiment, le montage des plafonds et le montage des murs intérieurs peuvent être réalisées dans le cadre d’une session pour chaque phase sur un projet de petite ou moyenne taille. Pour les projets plus importants, il est plus facile de diviser chaque phase principale en zones et/ou en étages. Les finitions est l'étape qui prend toujours le plus de temps.

J'ai constaté que lorsque le bon jalon est déconstruit, nos sessions prennent environ 2 heures, à 15 minutes près. 30 à 45 minutes de ce temps est consacrée à l'équipe de projet et aux partenaires pour discuter du déroulement des travaux et des liens spécifiques entre les différents corps de métier.

Trop de détails :

Le diable est dans les détails. Lorsque l'on parle des activités pendant la séance de planification de la phase concernée, il est facile de s'enliser dans les détails. Certains corps de métier, voire certains collègues, voudront énumérer toutes les petites activités qui entrent dans le champ d'application des travaux plutôt que les activités principales. Cela peut conduire à une "paralysie de l'analyse", à une réflexion excessive et à une surplanification du travail à planifier. Cela peut également faire exploser le planning de la phase concerné qui, de quelques fiches d'activité pour un domaine d'activité, se transforme en une multitude de fiches d'activité. Plus votre partenaire doit créer de tâches et les organiser, même dans Touchplan, plus la réunion devient complexe et longue.

Quelle est la clé d'une bonne quantité de détails ?

La simplicité est la clé. N'oubliez pas qu'un planning par phase est approximativement une vue à 10 000 pieds du projet. À cette distance, vous verrez les principales activités, mais pas les détails de chacune d'entre elles. 

Voici deux exemples :

1. Activités liées à la charpente métallique : Montage des poteaux et des poutres, montage des solives de plancher et de toit, installation des planchers et des panneaux de toiture.
2. Activités liées au béton : Semelles, préparation des dalles et coulage des dalles

Les détails supplémentaires en dehors de ce qui précède doivent être saisis au cours des six semaines à venir et de la planification hebdomadaire du plan de travail. La raison principale est qu'un partenaire n'est pas en mesure de planifier des détails spécifiques 12 semaines ou plus avant le début des travaux. Plus le niveau de détail des activités est élevé dans la séance de planification par phase, plus il est facile pour l'équipe de projet et le partenaire de préparer le planning et de travailler sur le déroulement de la phase en question.

C'est une chose difficile à apprendre et à retenir. Il m'arrive souvent de me perdre dans les détails au cours des réunions et des discussions. Mais cette partie de la séance m'est étonnamment apparue facile. C'est parce que je crois vraiment et que je m'en tiens à l'idée, que j'ai énoncée plus haut, que le plan de phase est une vue à 10 000 pieds du planning.

Les partenaires se plaignent du nombre de réunions auxquelles ils participent et du fait que la plupart d'entre elles n'apportent aucune valeur ajoutée au projet. La philosophie principale du Lean étant d'éliminer le gaspillage, nous devons nous rappeler que même les réunions Lean peuvent être source de gaspillage, surtout si elles durent des heures et des heures. Si vous pouvez limiter vos séances à environ 2 heures chacune, vous ne ferez pas perdre de temps à vos partenaires ni à votre équipe de projet. Pour ce faire, assurez-vous que toutes les parties participant à la session de planification par phase sont préparées, planifiez en fonction d'une échéance réaliste et veillez à ce que l'étendue des activités de chaque corps de métier soit simple. Attendez-vous à ce que cela prenne du temps et ne vous découragez pas si vous n'y arrivez pas en une seule séance. N'oubliez pas que nous aspirons tous à une amélioration continue et à une expérience de construction parfaite. Cela n'est ni facile ni rapide.