Le concept de "War Room", également connu sous le nom japonais d'"Obeya", est lié au concept de colocalisation qui, chez Toyota, désigne la pratique consistant à réunir des équipes pluridisciplinaires au même endroit afin d'améliorer la communication et la créativité dans le processus de conception automobile. Dans le secteur de la construction, la "War Room" facilite le déploiement du Last Planner System ® (LPS) et de la planification collaborative, ainsi que du système de réalisation de projet intégrée (IPD). Dans le cadre du LPS, la War Room peut être définie comme l'endroit où se tiennent les réunions de planification collaborative : planning des jalons, sessions Pull Planning, réunions hebdomadaires et réunions quotidiennes. Dans ce post, nous nous concentrerons sur ses avantages dans le cadre du LPS.

1. COLLABORATION

La War Room permet d'encourager les gens à collaborer. Du point de vue de nombreuses entreprises, investir dans la War Room pour les sessions de planification collaborative est une perte de temps. Mais la question clé ici devrait être : combien d'heures gagnez-vous pour chaque heure investie dans la planification collaborative ? Dans le contexte de la gestion de projet, où tant de personnes et d'entreprises sont impliquées, le rôle traditionnel du planificateur qui se concentre sur la planification et la gestion de la production dans son bureau est dépassé. La War Room aide à organiser les réunions de planification collaborative, contribue à la compréhension des contraintes et à la réduction des gaspillages et non-qualités. En conséquence, elle permet un flux continu et améliore la productivité.

2. COMMUNICATION

L'utilisation de la War Room améliore la communication des informations clés, permet à tous les membres de l'équipe d'avoir accès aux informations, plans ou dessins mis à jour et favorise la transparence entre les différents sous-traitants. Cela permet d'éviter de nombreuses corrections et pertes de temps.

La War Room fournit un emplacement pour les panneaux de management visuel qui montrent la planification et d'autres indicateurs de performance clés du projet, encourage l'amélioration continue, permet des courbes d'apprentissage plus courtes et une plus grande sensibilisation aux problèmes.

Les routines temporaires effectuées dans la War Room pendant les sessions LPS contribuent à créer un environnement de collaboration entre les sous-traitants et les autres membres de l'équipe du projet, à améliorer la précision de la communication et à éviter les malentendus grâce à des discussions directes et à un retour d'information instantané. En outre, cette communication visuelle permet à tous les membres de l'équipe d'avoir la même vision du projet.

3. DES INTERACTIONS DE GRANDE QUALITÉ

En planifiant ensemble dans la même salle, des personnes issues de disciplines et d'entreprises différentes sont en mesure d'obtenir des interactions de haute qualité. Elles en viennent à comprendre qui est responsable de quoi, échangent des informations avec les bonnes personnes et savent à qui poser des questions pour obtenir des réponses adéquates. La fréquence et la qualité des interactions augmentent considérablement et les problèmes peuvent être identifiés et résolus plus rapidement et plus efficacement.

Ces interactions permettent également aux membres de l'équipe d'envisager leur relation du point de vue du "client-fournisseur". Lorsqu'ils recherchent des informations ou du travail, ils sont le client. En revanche, lorsqu'on leur demande de produire des informations ou des travaux en cours pour d'autres, ils sont le fournisseur. En envisageant la relation de cette manière, les membres de l'équipe peuvent comprendre que lorsqu'ils agissent en tant que client, on attend d'eux qu'ils expriment clairement leurs besoins et leurs attentes. Au contraire, lorsqu'ils jouent le rôle de fournisseur, les membres de l'équipe comprennent qu'ils doivent connaître les besoins de leurs clients. Comprendre cette façon de penser est l'une des clés pour comprendre la philosophie Lean.

4. PRISE DE DÉCISION

Les personnes capables de prendre des décisions sont généralement présents lors des réunions de planification collaborative organisées dans la War Room. Il en résulte que la collaboration, la communication et les interactions réduisent le temps de prise de décision, contribuent à obtenir de meilleures décisions et augmentent la créativité, favorisent l'utilisation des talents et aident à briser les paradigmes ainsi qu'à comprendre les conséquences positives de l'analyse des différents modes de pensée dans le processus de prise de décision.

5. L'ENGAGEMENT

La planification collaborative dans la War Room contribue également à soutenir une compréhension commune des valeurs, des objectifs et de l'état du projet et à renforcer les relations entre tous les membres de l'équipe, à encourager la collaboration, à promouvoir le travail d'équipe et à améliorer le moral.

En ce qui concerne l'utilisation de la technologie, dans les entreprises de construction où le déploiement du LPS a atteint un niveau de maturité élevé, elle peut contribuer à simplifier et à raccourcir la durée des réunions du LPS et à accroître la productivité. Toutefois, les outils virtuels fonctionnent mieux après une collaboration en face à face et doivent être choisis en fonction du type d'interaction requis dans chaque cas, mais pas pour remplacer le débat en face à face. Il faut tenir compte de ce fait, surtout si l'on a besoin de mobiliser le talent de toute l'équipe et d'obtenir des résultats créatifs. En résumé, les outils virtuels en eux-mêmes ne remplacent pas le pouvoir émotionnel de l'écriture manuelle des engagements dans les post-its et de leur mise en place sur les panneaux visuels lors des sessions Pull Planning.

CONCLUSIONS ET PROCHAINS ARTICLES

Dans cet article, nous avons vu les avantages de l'utilisation du concept de la War Room pour organiser les réunions de planification collaborative lors de l’implémentation du LPS. Cependant, le concept de War Room lié à la planification collaborative et à la gestion visuelle comporte de nombreux sujets qui seront abordés dans la deuxième partie de cet article.

Enfin, nous avons inclus quelques références qui ont inspiré l'auteur, ainsi que sa propre expérience de la conduite de sessions de planification collaborative.

REFERENCES

Fischer, Martin; Ashcraft, Howard; Reed, Dean; Khanzode, Atul (2017). Integrating Project Delivery. Wiley.

Greif, Michel (1991). “The Visual Factory: Building participation through shared information”. Productivity Press.

Ohno, Taiichi (1988). “Toyota Production System: beyond large-scale production”. Cambridge, Productivity Press.

Umstot, David; Fauchier, Dan (2017). Lean Project Delivery | Building Championship Project Teams. Armchair ePublishing.