Quelle image vous vient à l'esprit lorsque vous entendez le terme "Big Room" ou "War Room" ? Pensez-vous à un grand espace ouvert où un grand groupe de personnes peut se rassembler ? Dans le royaume de la Réalisation de Projets Lean, au niveau le plus fondamental, vous auriez raison. La Big Room est un espace où l'équipe de projet peut se réunir pour donner vie à la conception du projet via le Target Value Delivery et créer le planning à l'aide du Last Planner System®.

Cependant, l'objectif de la Big Room va bien au-delà d'un simple lieu de réunion. C'est un lieu où les équipes sont formées, où les comportements attendus sont définis et où les conditions de satisfaction sont le moteur de la prise de décision collaborative. C'est un lieu où des engagements sont pris et où la confiance est instaurée par le respect des promesses. L'environnement du Big Room favorise les comportements qui conduisent à des niveaux élevés de collaboration, où les objectifs du projet deviennent primordiaux pour l'équipe impliquée. C'est là que se développe la culture d'un projet réussi et que toutes les personnes impliquées deviennent une équipe cohésive et performante.

Les facteurs clés de la création d'une "Big Room" efficace sont les suivants :

• Veiller à ce que les comportements attendus soient clairement définis
• Développer en équipe les "conditions de satisfaction", un ensemble de critères qui définissent le succès du projet et qui guideront la prise de décision
• Créer un environnement où le "respect des personnes" est l'état d'esprit primordial
• Le travail s'effectue dans une atmosphère de discussion ouverte et transparente, et non en silos
• Les engagements sont pris et respectés en fonction de ce qui est le mieux pour le projet et non pour les individus ou les entreprises
• Les problèmes sont abordés de manière proactive, dans un esprit de collaboration, dans le but d'en comprendre la cause profonde et de mettre en œuvre des mesures correctives afin de minimiser les risques de récurrence
• Lorsque les activités sont bloquées, l’information est communiquée, sans blâmer ni pointer du doigt, surtout lorsque les problèmes surviennent et menacent les principes du projet.

Bien entendu, comme son nom l'indique, la "Big Room" est un espace physique qui, lorsqu'il est aménagé efficacement, favorise la culture créant des équipes très performantes. Une Big Room efficace doit contenir les éléments suivants :

• Un espace ouvert suffisamment grand pour accueillir confortablement l'équipe de projet
• De grands espaces muraux qui peuvent être utilisés pour afficher visuellement les informations actuelles sur le projet, telles que les éléments de conception, les plans de coupe ou d’élévation, la liste des points bloquants, les indicateurs de performances, etc.
• De la technologie, telle que l'internet/wifi, la vidéoconférence et les logiciels de projet qui amélioreront la collaboration et la prise de décision
• Des toilettes et une kitchenette pour faire le plein d'énergie
• Des plus petites salles pour permettre des conversations privées.

Les grandes salles peuvent également être "virtuelles", ou une combinaison de physique et de virtuel - en particulier pendant les sessions de planification et de Target Value Delivery. Souvent, les consultants en conception et les principaux contributeurs de la chaîne d'approvisionnement se trouvent ailleurs, mais se réunissent pour contribuer et collaborer au projet de manière virtuelle. Dans les Big Room physiques et virtuelles, la technologie est essentielle, y compris les plates-formes communes.

Les avantages du déploiement d'une Big Room efficace sont les suivants

• Création d'une équipe performante, basée sur la confiance et axée sur les objectifs du client et du projet
• Travail dans un environnement collaboratif et transparent axé sur l'amélioration des flux et la réduction des gaspillages.
• Amélioration de la communication permettant de prendre les bonnes décisions au bon moment.
• Les engagements sont pris et respectés sur la base d'informations visuelles et factuelles.
• Les problèmes sont résolus de manière proactive avec un engagement d'amélioration continue.
• Les indicateurs de performance sont conservés et affichés pour une gestion visuelle.

Comme vous pouvez le constater, la Big Room est bien plus qu'un simple lieu de réunion. Lorsqu'elle est configurée et utilisée correctement, la Big Room crée un environnement qui permet aux membres de votre équipe de projet de donner le meilleur d'eux-mêmes pour votre projet, créant ainsi une valeur maximale pour les clients.