Menyapu (Sweep) adalah kegiatan membersihkan area Anda sesuai standar, lalu menggunakan standar itu—setiap hari—untuk memeriksa dan menjaga area tersebut tetap bersih.

Figure 82 Kategori 5S dilanjutkan ke SWEEP/SHINE

S ketiga dari sistem 5S adalah Sweep atau Shine. Dari kata-kata ini saja, Anda mungkin sudah mendapatkan gambaran dasarnya. Ini adalah bagian pemeliharaan dari sistem 5S, beberapa orang akan menyebutnya audit standar. Sweep (shine) bertujuan memastikan segala sesuatu memenuhi standar, serta memeriksa apakah ada yang perlu diisi ulang atau diganti. Melakukan sweep berarti menjaga area yang sudah direncanakan dengan matang dan ditata dengan baik. Setiap pekerja tahu bahwa biasanya ada waktu di akhir shift mereka untuk membersihkan. Sebagian besar pekerja sudah melakukan ini pada tingkat tertentu. Namun, pemimpin Lean membawa hal ini ke tingkat pemahaman yang lebih dalam. Mereka menyadari bahwa keberhasilan 5S dapat terjadi ketika hal-hal dasarnya telah dilakukan setiap hari. Mereka sadar bahwa jika mereka kehilangan kendali atas tiga S pertama, maka lokasi kerja berisiko tergelincir kembali ke cara lama. Lebih baik meluangkan waktu untuk mengembalikan standar daripada membiarkan situasi memburuk.

Ketika hari kerja berakhir, waktunya untuk menyimpan barang-barang dan menyiapkan hari yang produktif untuk esok. Selain membersihkan area secara umum, semua material, alat, dan peralatan disimpan dengan cara yang terorganisir sesuai prinsip Sort dan Straighten. Tempat pengisian alat diberi label, dan sisa material dibersihkan serta dibuang. Sebagian besar pekerja akan mengatakan bahwa mereka melakukan ini setiap hari sebelum mereka mempelajari tentang Lean atau 5S. Jadi, apa yang membuat Sweep/Shine berbeda? Jawabannya terletak pada pelaksanaan Sort dan Straighten dengan benar. Ketika kita telah melalui Sort dan Straighten, kita telah menetapkan standar dan ekspektasi untuk semua hal. Sweep/Shine berarti membersihkan area dengan menyapu, mengelap, serta mengembalikan semuanya ke standar sambil mencatat hal-hal yang tidak sesuai dengan standar yang telah disetujui sebelumnya selama tahap Sort dan Straighten dari sistem 5S. Misalnya, alat yang rusak perlu diganti atau material yang hampir habis harus dipesan ulang.

Penting untuk meletakkan barang-barang pada tempatnya. Kita semua tahu ini. Segala sesuatu memiliki tempat atau seharusnya memiliki tempat, hal ini mudah dipahami. Sama seperti gagasan bahwa siapa pun dapat membersihkan kekacauan, siapa pun dapat menyapu, memoles, dan menyimpan barang. Ketika suatu sistem sudah ada, kita mengandalkannya untuk mengubah perilaku. Kita berharap semuanya ditempatkan dengan jelas. Kita mengharapkan efisiensi dengan memberi label pada segala sesuatu dan, dengan cara ini, setiap orang tahu secara visual di mana segala sesuatunya diletakkan. Ini lebih dari sekadar membersihkan kekacauan. Ini berarti membawa segala sesuatu ke standar setiap hari.

Apa yang dilakukan oleh seorang pemimpin Lean selama fase sistem 5S ini? Pemimpin Lean menantang standar yang ada dan mencari cara untuk meningkatkannya. Ketika sebuah tim menyusun sistem 5S, sistem tersebut biasanya memiliki kelemahan dan ruang untuk perbaikan. Standar harus diperbarui seiring dengan kemajuan pekerjaan. Ketika kondisi di lokasi proyek berubah, standar juga harus berubah. Misalnya, proyek yang dimulai di musim panas akan membutuhkan penyesuaian saat memasuki musim gugur, kondisi lokasi telah berubah secara dramatis dan apa yang berjalan dengan baik di musim panas akan memerlukan beberapa penyesuaian untuk pekerjaan musim gugur dan juga musim dingin. Selain itu, semakin banyak profesi yang terlibat dalam proyek, semakin banyak masalah baru yang muncul. Selama fase Sweep/Shine, tim mungkin perlu mengubah cara kerja mereka untuk meningkatkan sistem 5S.

Membuat rencana penanganan material yang fleksibel—yang dapat disesuaikan sepanjang masa proyek—merupakan hal yang tepat bagi pekerja dalam menangani material khusus yang mereka gunakan. Sebuah proyek yang menerapkan Lean menunjukkan bahwa proyek tersebut sudah memiliki pandangan global tentang manajemen material yang telah didiskusikan sebelumnya. Dalam skala besar, sebuah diskusi dilakukan dengan melibatkan semua pekerja untuk mengelola penanganan material terkait dengan cara yang paling efisien dan efektif selama masa proyek. Setiap fase proyek mungkin memerlukan perbaikan dan penyesuaian. Hal-hal yang akan disesuaikan misalnya lokasi penyimpanan material dan titik akses beserta rute material saat material tersebut melewati bangunan. Memikirkan hal ini dalam tim dapat menghasilkan rencana terbaik secara keseluruhan.

Misalnya, saat pekerja listrik memulai pekerjaan listrik dan penerangan sementara di seluruh gedung. Bangunannya terbuka lebar, dan lalu lintas orang dan material masih rendah. Seiring dengan kemajuan pembangunan, semakin banyak pekerja dan material yang memenuhi lokasi proyek. Semakin padat berarti semakin sedikit efisiensi tanpa rencana yang matang oleh tim. Contoh lainnya, saat fase pekerjaan bawah tanah, rekan kerja pekerjaan listrik akan membutuhkan saluran PVC (conduit) dan komponen terkait untuk perakitan, beserta peralatan, dan perkakas untuk menyelesaikan pekerjaan. Tim harus mengajukan beberapa pertanyaan dasar, seperti berapa banyak material, peralatan, perkakas, dan ruang yang diperlukan untuk disimpan di lokasi? Bisakah kita mengirimkan cukup material setiap hari Jumat untuk mendukung pekerjaan selama satu minggu ke depan sesuai rencana pemasangan? Dengan menggunakan troli beroda, di mana kita bisa menyimpan material secara efisien sehingga dekat dengan area kerja? Dalam contoh ini, pertanyaan-pertanyaan tersebut mudah dijawab karena kita hanya berbicara tentang satu bidang pekerjaan dan satu jenis material. Namun, ketika proyek berkembang ke fase pemasangan dalam dinding, bidang pekerjaan ini sekarang harus mengelola ratusan jenis material, lebih banyak peralatan, dan lebih banyak alat yang harus direncanakan dan dikelola.

5S menjadi sebuah tantangan dari perspektif satu rekanan. Bagaimana dengan perspektif proyek dari semua rekanan? Pertanyaan Lean yang harus diajukan adalah, apakah kita memiliki rencana yang mencakup Sort, Straighten, dan Sweep? Dapatkah kita memecahnya menjadi dalam pengiriman mingguan atau dua mingguan? Jika setiap rekanan memecah pengiriman mereka menjadi pengiriman mingguan untuk mendukung rencana pemasangan mingguan, kita dapat bersatu sebagai tim proyek dan mencari cara terbaik untuk mengelola semua material, peralatan, dan perlengkapan sepanjang masa proyek. Perencanaan awal dan perancangan rencana penanganan material menggunakan sistem 5S adalah cara yang harus dilakukan. Hal ini membutuhkan perhatian dari para pimpinan lapangan yang berpengalaman dalam tim. Dapat dimulai dengan pengawas umum dengan pengalaman mereka terkait cara terbaik untuk mengelola ini selama masa proyek.

Kita terlalu sering memulai dengan mengadakan material, peralatan, dan perlengkapan sehingga kita dapat mulai bekerja dan siap menghadapi perubahan kondisi di lokasi proyek. Pendekatan ini berhasil pada tingkat tertentu tetapi merupakan penyebab utama penanganan yang berlebihan. Sebagai rekan kerja Lean atau tim proyek Lean, kita ingin menerapkan rencana penanganan material yang Lean untuk setiap fase proyek.

Setelah proses Sweep/Shine selesai, semua orang dapat pulang dengan tenang, yakin bahwa area kerja mereka sudah siap untuk digunakan kembali keesokan harinya. Sweep/Shine adalah bagian penting dari pemeliharaan harian sistem standar. Inilah tahap di mana kita mengidentifikasi kebutuhan pengisian atau penggantian barang.

Figure 83 Stok turun di bawah batas minimum boleh memerlukan isi ulang/penggantian

Sumber: https://leanconstructionblog.com/Sweep-or-Shine%E2%80%93the-third-S.html