Apakah itu Takt Plan?

Kemungkinan salah satu pertanyaan yang paling penting diluar sana adalah, apa itu Takt? Apakah itu seperti Critical Path Method? Apakah itu terpisah dari Last Planner System? Apakah kata itu berdiri untuk sebuah singkatan? Baiklah, kamu datang ke tempat yang tepat untuk mencari tahu apa itu. Mari takt, ...maksud saya mari kita ambil perjalanan ini bersama.

Pertama-tama, apa itu takt? Perencanaan takt adalah sebuah metode penjadwalan yang sangat berorientasi pada visual, memiliki tiga tipe aliran, yakni dijadwalkan dengan ritme, keberlanjutan/kontiuitas, dan konsistensi untuk memastikan kelancaran proyek. Takt Planning juga menyertakan buffer sebagai penyesuaian untuk mengatasi potensi gangguan, menerapkan aliran kerja satu-proses, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, serta durasi proyek yang masuk diakal. Terdengar sangat meyakinkan bukan. Mari kita kupas ini satu persatu.

Sebuah Jadwal Visual

Perencanaan takt merupakan perencanaan yang biasanya bertampilan hanya pada satu halaman. Formatnya pun sangat simpel sehingga mudah untuk dilihat. Pada gambar di bawah kamu bisa lihat terdapat kolom-kolom yang mewakili durasi waktu, dan pada baris-barisnya merupakan area Takt. Kotak yang memiliki macam-macam warna mewakili cakupan pekerjaan, jenis pekerjaan (trade), ataupun paket yang mencakup beberapa lingkup pekerjaan dan jenis pekerjaan. Jadi, setiap kotak mewakili visualisasi waktu dan ruang. Untuk menjadi sebuah perencanaan Takt, visualisasi dari jadwal harus terlihat seperti gambar di bawah ini.

Figure 7 Visualisasi Takt Plan

Tiga Tipe Aliran

Perencanaan takt harus memperhatikan tiga tipe alirannya: alur kerja (workflow), aliran jenis pekerjaan (trades), dan aliran logistik (logistical flow). Alur kerja adalah alur dari pekerjaan berkelanjutan di dalam satu area pada proyek. Aliran jenis pekerjaan adalah aliran pekerjaan dari satu jenis pekerjaan atau beberapa jenis pekerjaan yang bergerak dari satu are ke area lain. Sedangkan aliran logistik merupakan pengelolaan aliran perpidahan material dan sumber daya dari satu area ke area lain dengan urutan yang terstruktur. Yang mana juga mencakup pengelolaan terorganisir desain, koordinasi, pengadaan, pembelian dan perizinan.

Figure 8 Tiga tipe Aliran Tak Plan

Ritme, Kontinuitas, dan Konsistensi (Rhythm, Continuity, & Consistency)

Sebuah perencanaan Takt harus dijadwalkan dengan ritme, menargetkan pekerjaan berlanjut di setiap area, dengan maksud untuk merencanakan dan menjaga kestabilan kerja yang konsisten. Jika sebuah jadwal pekerjaan (trades) tumpang tindih dan tidak sinkron dengan jadwal pada waktu takt, atau ritme waktu, itu hanyalah jadwal biasa, jadwal ”push”, dan bukanlah jadwal yang mengutamakan aliran (flow schedule). Perencanaan takt merupakan sistem di mana pekerjaan di setiap area dijadwalkan secara terus-menerus, jika memungkinkan, didalam area kerja atau zona takt. Namun yang lebih penting, ialah pekerjaan tersebut disinkronkan dengan seluruh area lain dalam ritme yang teratur. Hal ini metermasuk penghitungan pekerja, penyimpanan material, informasi, dan penggunaan alat, serta supervisi dan administrasi harus sama rata dengan konsistensitas. Konsistensitas akan mengurangi variasi, memberikan waktu persiapan lebih banyak, dan mengurangi biaya. Jadi, untuk menjadi sebuah Perencanaan takt, haruslah memerhatikan jadwal yang disusun sesuai dengan ritme, dengan pekerjaan yang berlangsung terus-menerus, yang akan menciptakan lingkungan yang konsisten, di mana kita menghormati pekerja dan memperoleh keuntungan dengan meratakan beban kerja.

Figure 9 Ritme pada Takt Planning

Buffers

Perencanaan Takt, jika dipakai sebagai sistem yang berdiri sendiri, ataupun dipasangan dengan Last Planner System (LPS) atau SCRUM, adalah satu-satunya sistem yang didesain untuk mengoptimalkan dan membuat buffers di dalam sistem. Ini adalah antitesis dari critical path, di mana Anda merancang jadwal dengan serangkaian aktivitas yang memiliki float nol (tidak ada kelonggaran waktu). Kita jangan pernah mendesain suatu proyek dengan jalur kritis semua, kita harus memiliki buffers. Buffer mengizinkan kita untuk menyerap hambatan, masalah, dan keterlambatan, tanpa menimbulkan kepanikan dan dorongan yang berlebihan. Dengan adanya buffer, proyek dapat tetap berjalan lancar meskipun menghadapi gangguan, karena adanya ruang untuk penyesuaian tanpa mengganggu keseluruhan jadwal. Jika kamu tidak memiliki buffer, kamu tidak memiliki perencanaan takt.

Figure 10 Visualisasi Buffer

Aliran Satu-proses dan Membatasi Pekerjaan Berlangsung (One-process Flow & Limiting Work-In-Process)

Aliran Satu-proses (One-process flow) memungkinkan kita untuk membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung (work-in-process) dan meratakan aliran kerja proyek. Hal ini penting karena tim manajemen proyek, mitra kerja (trade), dan pekerja harus dapat menangani beban kerja secara merata—puncak dan lembah dalam beban kerja harus diratakan agar pekerjaan berkualitas dapat dilaksanakan secara konsisten sepanjang proyek. Dengan meratakan aliran kerja, semua pihak dapat fokus pada kualitas tanpa tertekan oleh lonjakan beban kerja yang tidak terkelola.

Mudahnya, kita dapat katakan bahwa aliran satu proses (One-process flow) adalah dimana kita menjalani pekerjaan secara konsisten dan merata serta tepat waktu. secara berkelanjutan—artinya, kita memeriksa, menyelesaikan, membersihkan, dan menyelesaikan setiap tahap pekerjaan seiring berjalannya waktu, bukannya melakukannya dalam kelompok besar atau batch. Dengan melakukan ini, memungkinkan kita untuk merencanakan sesuatu terlebih dahulu, membangunnya dengan benar, dan menyelesaikannya seiring berjalannya wakut. Jika kita tidak menerapkan, bisa disebut kita tidak menjalankan Perencanaan Takt.

Durasi Proyek yang Masuk Akal (A Reasonable Project Duration)

Terakhir, dan kemungkinan yang paling penting adalah kita harus mempunyai keseluruhan durasi proyek yang masuk akal. Secara paradoks, ketika kita memotong durasi proyek lebih pendek dari yang dibutuhkan, tim akan mulai panik, mendorong pekerjaan secara berlebihan dan operasi kita menjadi seperti memadamkan api dengan uang seratus dollar—kita akan kehilangan uang dan menempatkan kita pada ambang kegagalan. Sebalikanya, jika kita merencanakan rencana dengan durasi proyek yang masuk akal dengan menggunakan buffers, tim akan dapat mengawasi progres proyek dalam ritme yang konsisten dan stabil. Yang artinya, pendekatan ini menghargai pekerja, menjaga keseimbangan tim, dan memberikan waktu untuk keluarga di rumah, dan menguntungkan proyek dengan memungkinkan proyek selesai lebih awal dan sesuai dengan biaya yang direncanakan.

Takt planning, ketika dirancang dengan benar, mampu melaksanakan hal ini secara efektif, terutama sejak tahap awal perancangan. Metode ini memungkinkan perencanaan proyek yang lebih akurat pada tingkat makro sejak awal. Namun, jika kita tidak memiliki durasi proyek keseluruhan yang wajar, maka kita tidak memiliki Takt plan, melainkan hanya jadwal "push" biasa yang tidak mencerminkan prinsip aliran kerja yang terstruktur.

Dapat disimpulkan, kita tidak menginginkan pengguna, pengembang perangkat lunak, dan kritikus untuk menggunakan Takt Planning dengan cara yang salah dan melabeli itu dengan nama dan reputasi yang buruk. Apa yang dideskripsikan diatas merupakan Takt Plan. Kami berharap ini dapat membantu Anda dalam perjalanan Takt Anda. Inilah jalannya.

Sumber: https://leanconstructionblog.com/What-is-a-Takt-plan.html