Penulis: Juan Felipe Pons
Translator: Anang Wirdianto
Semoga berhasil! Anda akan memasuki dunia yang benar-benar dengan stabilitas dan aliran.
Aturan emas dari organisasi visual adalah memastikan partisipasi orang-orang yang menggunakan lokasi tertentu.
Wilayah visual ditandai oleh dualisme tertentu, yang ada secara bersamaan sebagai dasar untuk kohesi kelompok dan sebagai penghubung yang menyatukan dengan organisasi.
— Michel Greif, The Visual Factory, 1991
Dalam postingan ini, kita akan membahas pentingnya Big Room sebagai alat dan elemen kunci Manajemen Visual untuk menjamin keberhasilan dalam penerapan dan tindak lanjut Sistem Last Planner.
Pengantar
Manajemen Visual Lean didasarkan pada konsep tim. Untuk memastikan penerapannya yang sukses, Anda harus mempertimbangkan dengan cermat apa yang dimaksud dengan tim dalam lingkungan kerja spesifik Anda. Secara umum, pertemuan LPS melibatkan sekelompok individu dari tim proyek dan subkontraktor, yang bekerja dalam kedekatan, dan berbagi banyak tujuan dan sasaran yang sama. Ukuran kelompok tergantung pada ukuran dan fase spesifik proyek, tetapi secara umum, sesi LPS dapat terdiri dari kelompok yang beranggotakan 7 hingga 15 orang. Big Room adalah elemen penyatu di mana tim-tim tersebut menghasilkan kolaborasi yang tepat, komunikasi, interaksi berkualitas tinggi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan pengambilan komitmen.
Big Room
“Obeya” adalah konsep Jepang yang berarti “Ruang Besar” atau “Ruang Perang”. Ini terkait dengan konsep ko-lokasi, yang di Toyota merujuk pada praktik mengko-lokasikan tim multidisiplin di ruang yang sama untuk meningkatkan komunikasi dan kreativitas dalam proses desain mobil. Ini adalah metode manajemen proyek yang digunakan di Toyota, menjadi elemen penting dari Manajemen Lean. Selama pengembangan proyek/produk, semua pihak yang terlibat dikumpulkan dalam “Ruang Besar” untuk memfasilitasi komunikasi dan pengambilan keputusan yang cepat. Hambatan yang telah diciptakan seiring waktu, di antara berbagai departemen dan pemangku kepentingan, dihilangkan. Dan konsep ini dapat dipahami sebagai penguatan semangat kerja tim di antara anggota tim.
“Ruang Besar” adalah tempat visual di mana orang berkumpul untuk merencanakan proyek, menjadwalkan aktivitas, menganalisis dan mendiskusikan masalah, serta mengikuti indikator kinerja kunci proses. Ini adalah elemen penting untuk Sistem Last Planner dan Manajemen Visual Lean.
Figure 89 Obeya: Big Project Room. Lean Summit 2020 - Takashi Tanaka - Lean for Knowledge Work
Salah satu hal pertama yang perlu kita pertimbangkan dalam proyek Lean adalah sistem komunikasi visual dan transparan di antara anggota tim proyek. Ruang di mana komunikasi ini terjadi di antara anggota tim adalah Big Room, dan ini juga dapat didukung oleh alat komunikasi digital. Elemen ini diperlukan untuk melaksanakan sesi Perencanaan Kolaboratif baik untuk Last Plannerâ System (LPS) dan Integrated Project Delivery System (IPD).
Figure 90 Last Planner System Big Room – Prototype by Juan Felipe Pons www.thinkinlean.com
Area Komunikasi untuk Tim
Big Room menjadi Markas untuk kohesi kelompok dan penghubung yang menyatukan dengan Proyek. Tim di sekitar Big Room menjadi tingkat pertama dalam organisasi di mana kolaborasi terjadi; dan dengan menetapkan area komunikasi resmi, kita mengejar tiga tujuan:
Memfasilitasi kerja tim dan memastikan partisipasi anggota tim di sekitar panel.
Membagikan informasi umum, indikator kinerja, dan area perbaikan berkelanjutan.
Memiliki area komunikasi yang eksplisit yang secara simbolis memperkuat tanggung jawab dan komitmen baru bagi tim.
JENIS INFORMASI VISUAL APA YANG HARUS DISAJIKAN?
Setiap perusahaan memiliki gaya sendiri, proyek unik, pendekatan yang berbeda, dan batasan ruang, tetapi Big Room yang konsisten harus memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:
Apa fungsi area kerja? Aktivitas apa yang dilakukan di area tersebut?
Ruang di mana pertemuan dan rutinitas LPS reguler berlangsung adalah wilayah tim perencanaan/produksi. Big Room harus menunjukkan perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek, dengan informasi proyek yang diperbarui sehingga semua orang mengetahui rencana produksi. Selain itu, perencanaan ini harus didasarkan pada komitmen nyata, yang ditulis pada label oleh subkontraktor yang melaksanakan setiap tugas. Informasi lain yang harus disertakan adalah Organizatinal Breakdown Structure (OBS) dan Work Breakdown Structure (WBS) yang lengkap untuk pemahaman yang lebih baik tentang proyek dan tugas yang harus dilakukan oleh semua anggota Tim.
Figure 91 Example of a Big Room by Juan Felipe Pons.
Bagaimana orang tahu apa yang harus dilakukan? Tugas, aktivitas, tanggal, waktu pengiriman, dan sebagainya.
Papan manajemen visual menunjukkan kepada semua orang di ruangan apa yang perlu mereka lakukan dan kapan mereka perlu melakukannya. Pull Planning menunjukkan rencana proyek, dan Look Ahead Plan menunjukkan kontrol produksi. Kedua konsep ini didasarkan pada prinsip Lean dari Pull dan Kanban.
Panel visual dari Sistem Last Planner® memamerkan sistem komunikasi visual itu sendiri, dan pertemuan mingguan dari Sistem Last Planner® mengidentifikasi keterlambatan dalam perencanaan sebelum menjadi tidak dapat dipulihkan.
Figure 92 Scheme created by Juan Felipe Pons, author of the method www.thinkinlean.com
Figure 93 Example of Visual Master Plan and Pull Planning created by Juan Felipe Pons
Bagaimana Anda tahu cara melakukannya? Instruksi kerja standar.
LPS adalah metodologi sekaligus sistem yang, jika diikuti dengan cara yang disiplin, memberikan hasil yang sangat baik. Penerapannya memerlukan standar, rutinitas, pertemuan perencanaan berkala, dan alat manajemen. Beberapa standar yang perlu dipertimbangkan adalah rutinitas untuk setiap jenis pertemuan LPS yang berbeda: Pertemuan Kick-off, Sesi Pull, Pertemuan Mingguan, dan sebagainya.
Figure 94 Weekly meeting routine created by Juan Felipe Pons
Bagaimana Anda tahu seberapa baik Anda melakukannya? Dengan melakukan tindak lanjut terhadap indikator kinerja kunci.
Di Big Room, beberapa indikator diukur secara berkala, penyebab utama masalah dianalisis, dan tindakan diambil ketika hasilnya tidak memadai seperti yang diharapkan. Indikator kunci LPS seperti PPC (Percent Plan Complete) menunjukkan bagaimana tim memenuhi komitmen secara teratur, dan semua orang mengetahui status terkini dan masalah yang ada secara real-time.
Figure 95 Examples of Key Process Indicators by Juan Felipe Pons.
Apa yang Anda lakukan jika kinerja yang diharapkan tidak tercapai? Rencanakan-Lakukan-Periksa-Tindak (Plan-Do-Check-Act).
Kami menggunakan alat perbaikan berkelanjutan seperti siklus PDCA dan 5 "mengapa" untuk bereaksi ketika masalah muncul. Siklus Deming atau PDCA didukung oleh Manajemen Visual, dan Big Room juga merupakan tempat di mana masalah harus diselesaikan oleh tim. Siklus PDCA adalah bagian dari Manajemen Visual:
- Perencanaan melibatkan evaluasi keadaan saat ini. Kecuali Anda mengukur, Anda tidak akan memiliki dasar untuk perbaikan. Setiap minggu, tim harus mengevaluasi dan merencanakan.
- Melakukan melibatkan penerapan disiplin untuk mencapai hasil baru, melaksanakan tindakan yang direncanakan.
- Memeriksa terdiri dari menggunakan indikator untuk menentukan apakah kontrol mengubah hasil. Apakah tim mencapai tujuan?
- Bertindak adalah menerapkan kontrol yang berhasil ke seluruh proyek. Ini terdiri dari menerapkan tindakan segera berdasarkan hasil yang diperoleh.
Figure 96 Example of PDCA by Juan Felipe Pons.
Penampilan Big Room
Perangkat visual adalah area komunikasi pusat yang hebat yang fokus pada pemeliharaan informasi spesifik tim yang terkini dan aktivitas perbaikan berkelanjutan. Mereka menyediakan kondisi ideal untuk kolaborasi, komunikasi, dan berbagi informasi yang lebih besar, yang memiliki dampak mendalam pada efisiensi dan produktivitas proyek.
Lokasi Big Room harus sedekat mungkin dengan lokasi konstruksi. Hal ini memastikan bahwa informasi baru diperbarui dan dikomunikasikan dengan cara yang paling efisien dan membantu tim menciptakan rasa kepemilikan. Tim harus mengubah Big Room menjadi tempat strategis di mana kontrol produksi mingguan dilakukan, dan perbaikan berkelanjutan terjadi.
Perangkat visual di dalam Big Room harus dibuat oleh tim proyek, untuk tim. Dan informasi yang ditampilkan harus relevan, akurat, dan tepat. Perangkat visual harus dipelihara agar informasi yang tersedia selalu diperbarui. Dan seorang penanggung jawab harus ditunjuk untuk memperbarui informasi dan logistik Big Room.
- Rekomendasi untuk Pemeliharaan Big Room
- Jangan abaikan penampilan ruangan.
- Lakukan segala upaya untuk membuat lingkungan senyaman mungkin.
- Ruangan dapat memiliki berbagai ukuran, bentuk, dan tingkat teknifikasi.
- Secara umum, ruangan harus memiliki kapasitas untuk menampung 8 hingga 20 orang.
- Meja panjang di tengah atau satu set meja berbentuk U.
- Pasang sistem pendingin udara (Dingin/Panas).
- Kondisi kebersihan dan ventilasi yang sehat.
- Pertahankan pencahayaan yang memadai.
- Dinding harus halus dan bebas dari hambatan untuk menempatkan panel.
- Ruangan dapat mengubah konfigurasi dan lokasi seiring berjalannya konstruksi.
- Ko-lokasi atau waktu yang dihabiskan di Big Room tidak boleh dianggap sebagai pemborosan waktu.
- Panggil orang yang tepat untuk setiap pertemuan (pengambil keputusan).
- Berikan kesempatan kepada semua orang untuk mengungkapkan pendapat dan kekhawatiran mereka.
- Hormati aturan dan tepat waktu.
- Gunakan "Parking Lot" untuk topik yang tidak ada dalam agenda pertemuan.
- Pilih hari dan waktu untuk pertemuan mingguan dan usahakan untuk tidak mengubahnya.
- Ketika memungkinkan, gunakan model BIM untuk pemahaman yang lebih baik.
- Verifikasi efektivitas pertemuan dengan melakukan Pluses and Deltas.
Manajemen visual adalah konfirmasi bahwa manajemen Lean sedang diterapkan. Setiap alat Lean baru yang kami terapkan dalam proyek atau perusahaan dimulai dan diakhiri dengan Manajemen Visual, mulai dari pemasangan perangkat visual untuk mengontrol produksi dan pengorganisasian pertemuan tim reguler untuk memantau dan menganalisis masalah, hingga akhir siklus, menyelesaikan penyebab utama masalah dan bergerak menuju standar baru yang lebih baik. Dalam postingan berikutnya, kami akan terus membahas alat spesifik yang terkait dengan manajemen visual.
