Takt Planning adalah sebuah rencana kerja yang detail yang ditampilkan dalam satu halaman, yang berfokus pada hasil, identifikasi kendala (hambatan), dan pada akhirnya menciptakan alur kerja yang lancar. Hal ini disertai dengan praktik-praktik lean untuk menjadi alat penjadwalan yang paling efektif di industri konstruksi karena menciptakan lingkungan konstruksi yang stabil, memungkinkan partisipasi total, dan memberikan dasar untuk meningkatkan semua aspek konstruksi. Dalam bahasa Jerman, kata "Takt" berarti frekuensi ketukan atau keteraturan dalam menyelesaikan sesuatu.

Figure 11 Ilustrasi Metronom untuk Ritme Takt

Ketika digunakan dengan Lean, ini berarti standardisasi, prediktabilitas, dan detak jantung dari sistem produksi proyek.

Figure 12 Ilustrasi Permainan Parade of Trades (subkontraktor/supplier) untuk simulasi Takt

Definisi Takt :

Sebelum kita melanjutkan, ada baiknya kita mendefinisikan beberapa istilah terkait perencanaan takt.

Takt:

Bahasa Jerman untuk tongkat, ketukan, atau ritme.

Takt dalam “Takt Planning”:

unit terkecil dalam rencana takt. Unit ini mewakili titik temu antara waktu dan ruang dalam jadwal proyek. Setiap unit bisa kosong atau berisi satu atau beberapa tugas yang harus diselesaikan.

“Takt Plan”:

Rencana visual yang strategis dan logistik yang menunjukkan rangkaian takt dalam hubungan satu sama lain per waktu takt yang ditentukan dengan kolom waktu dan baris zona takt (lokasi geografis) atau urutan umum.

“Takt Control”:

Sistem taktis untuk menjaga jadwal, menstabilkan pengadaan, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, dan menyelesaikan pekerjaan secara bertahap. Ini adalah proses menggunakan rencana eksekusi dalam perencanaan takt yang terus berkembang dan melakukan penyesuaian siklus pendek dari rencana Takt untuk meningkatkan aliran dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan. Biasanya, perencanaan akt membutuhkan 20% dari waktu dalam pengembangan, dan 80% sisanya dihabiskan dalam kontrol takt.

Fase Takt:

Pengelompokan rangkaian takt berdasarkan zona yang disusun untuk membentuk jenis ruang lingkup serupa, misalnya pekerjaan struktural, pekerjaan kasar, dan pekerjaan eksterior. Waktu takt dan waktu siklus produksi (throughput time) itu khusus untuk setiap fase dalam sistem takt.

Zona Takt:

Area produksi yang ditentukan berdasarkan keseragaman dan kemampuannya untuk berintegrasi dengan area produksi lainnya dalam menjaga keseimbangan jadwal produksi keseluruhan. Ini adalah kumpulan area geografis yang bisa diperluas atau dikurangi untuk mencapai aliran kerja yang lancar.

Rangkaian Takt:

Rangkaian takt adalah serangkaian tugas atau aktivitas yang dikelompokkan dalam satu zona takt. Ini juga kadang disebut sebagai urutan takt.

Gerbong Takt:

Satu atau lebih paket pekerjaan atau ruang lingkup pekerjaan yang dikemas menjadi satu sel dalam rangkaian takt, biasanya ditunjukan dalam Excel, atau aplikasi khusus seperti Takt.ing.

Paket Pekerjaan:

Fitur atau lingkup pekerjaan di dalam sebuah rangkaian takt. Jika ditemukan dalam rangkaian takt yang sama, paket pekerjaan tersebut tidak boleh saling menggangguatau menghambat satu sama lain.

Langkah Kerja:

Tugas-tugas dalam proses instalasi di dalam paket pekerjaan. Misalnya, jika paket pekerjaan Anda adalah instalasi Listrik OH (Overhead), maka langkah-langkahnya mungkin berupa pemasangan saluran pipa, kotak lampu, alarm kebakaran, baki kabel, tegangan rendah, dan sebagainya.

Waktu Takt:

laju atau ritme produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dalam Lean, waktu Ini seperti irama atau ketukan metronom yang mengatur tempo produksi. Misalnya, jika waktu takt adalah lima hari, maka setiap tugas atau paket kerja harus diselesaikan dalam kelipatan lima hari. Jika suatu pekerjaan membutuhkan waktu 15 hari, maka pekerjaan tersebut akan dibagi menjadi tiga tahap, masing-masing dengan durasi lima hari.takt adalah kecepatan di mana produk akhir harus diselesaikan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Figure 13 Ilustrasi Komponen Takt Time

Asal Usul Takt

Waktu takt berasal dari kata Jerman “Taktzeit”, yang berarti waktu siklus. Menurut Colin Ducharme dan Todd Ruddick, yang mengajar kursus Lean Six Sigma, "Kata ini kemungkinan besar diperkenalkan ke Jepang oleh para insinyur Jerman pada tahun 1930-an," yang menjelaskan mengapa Lean dan Takt memiliki sejarah yang saling terkait. Kata yang sebenarnya berasal dari kata Latin “tactus” yang berarti sentuhan, rasa sentuhan, perasaan. Beberapa arti sebelumnya termasuk ketukan yang dipicu oleh kontak teratur, ketukan jam dari abad ke-16 yang menunjukkan irama yang berkaitan dengan musik, dan juga satuan nilai nada yang teratur dari abad ke-18.

Takt berfokus pada ritme urutan atau area geografis di lokasi proyek, kadang-kadang disebut sebagai penjadwalan berbasis lokasi. Negara-negara Eropa telah berhasil menggunakan jenis penjadwalan ini selama bertahun-tahun. Rencana takt awal telah ditemukan dari Norwegia dalam industry perkapalan. Selain itu, di Rusia dan Jerman lebih dari seabad yang lalu digunakan analisis matematis yang sangat detail dan kompleks. Perencanaan takt telah disebut dengan berbagai nama selama bertahun-tahun: seperti One-Process Flow Scheduling, Linear Scheduling, SIPS, Line of Balance, atau Even Flow Production. Namun, istilah "Takt" saat ini lebih populer dan dapat menyatukan industri dan dapat menyatukan kita semua dalam menggunakan konsep ini.

Perencanaan Takt dapat dilihat dalam pembangunan Empire State Building.

Figure 14 Perencanaan Takt Pada Empire State Building

Meskipun kedua proyek ini sangat sukses, CPM tetap menjadi sistem penjadwalan yang paling dominan di Amerika Serikat. Argumen untuk CPM biasanya adalahkarena kemampuannya dalam mengolah dan menganalisis data. Namun, sebenarnya jadwal visual dan menyatukan tim proyek dalam satu rencana sama lebih penting. Selain itu, takt tidak hanya kaya akan data, tetapi juga merupakan satu-satunya sistem penjadwalan yang berbasis pada persamaan dan hukum produksi matematika.

Figure 15 Contoh Penerapan Takt Time Planning

Batching vs. One-Process Flow (OPF)

Perbedaan utama antara CPM dan takt adalah antara aliran satu proses (one-process flow) dan bagian pemrosesan (batching). Aliran satu proses adalah kondisi di mana pekerjaan diselesaikan satu per satu, dari awal hingga akhir, bukan dalam kelompok besar. Proses atau pekerjaan bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya secara berurutan, melalui jalur terpendek menuju pelanggan. Contoh aliran satu proses antara lain: mengirim notulen rapat segera setelah rapat, mengisi laporan inspeksi segera setelah kunjungan, membalas email saat diterima, menyelesaikan area kerja secara bertahap, menggali, memasang, memeriksa, dan menimbun pipa secara bersegmen, serta memulai, membangun, dan menyelesaikan satu fase pekerjaan sebelum memulai fase berikutnya. Untuk mencapai hal ini, kita perlu terbuka untuk.

Figure 16 Perbedaan Batching dan One Piece Flow

One-Piece Flow (One-process-flow)

Aliran satu bagian (One-Piece Flow) adalah konsep yang berfokus pada aliran produk yang bergerak dari awal hingga ke pelanggan melalui jalur terpendek. Semua bagian dalam proses produksi bekrja bersamaan, menerima dan meneruskan pekerjaan ke tahap berikutnya. Hal ini berarti kita mengurangi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung dan menyelesaikan satu pekerjaan sebelum memulai pekerjaan berikutnya. Dengan cara ini, pekerjaan dapat bergerak secara lebih efisien dan cepat.

Batching (Jangan Lakukan Ini!)

Pengelompokkan terjadi ketika produk, pekerjaan, atau komponen diselesaikan dalam kelompok-kelompok untuk meningkatkan efisiensi sumber daya, bukan aliran kerja. Dalam konstruksi, pengelompokkan terlihat seperti menyelesaikan satu jenis pekerjaan di seluruh lantai atau seluruh bangunan tanpa memperhatikan aliran kerja. Contoh sederhana untuk memahami perbedaan antara aliran satu bagian dan pemrosesan batch adalah permainan amplop. Dalam permainan ini, dua peserta diberi 20 amplop, kertas, dan perangko. Peserta pertama diminta untuk melipat semua kertas sekaligus, memasukkan kertas ke dalam amplop sekaligus, menjilat dan menyegel semua amplop sekaligus, dan kemudian mencap semuanya sekaligus. Peserta kedua diminta untuk melipat, memasukkan, menjilat, menyegel, dan mencap setiap amplop satu per satu. Kedua peserta mulai bersamaan dan diminta untuk menyelesaikan tugas secepat mungkin.Meskipun terlihat seperti pemrosesan batch lebih cepat, kenyataannya adalah aliran satu-potongan lebih efisien. Dalam aliran satu-potongan, pekerjaan diselesaikan secara berurutan, tanpa penundaan atau penumpukan. Pemrosesan batch, di sisi lain, melibatkan banyak gerakan tidak perlu, seperti mengambil dan meletakkan amplop berkali-kali, yang sebenarnya merupakan pemborosan waktu dan energi.Dengan menggunakan sistem Takt atau sistem aliran, kita dapat menyelesaikan pekerjaan secara berurutan, mengikuti konsep aliran satu-potongan. Hal ini memastikan bahwa pekerjaan dikirimkan kepada pelanggan dengan cara yang paling cepat dan efisien, menciptakan aliran kerja yang lancar.

Aliran

Aliran kerja merupakan prioritas utama dalam konstruksi. Mengapa? Karena aliran kerja yang lancar memungkinkan rantai pasokan yang panjang untuk berjalan dengan konsisten, mengurangi persediaan material dan jumlah pekerja di lokasi proyek, serta memungkinkan pengiriman material tepat waktu. Hal ini penting karena mengurangi persediaan material berarti mengurangi kelebihan produksi, yang pada gilirannya mengurangi berbagai jenis pemborosan lainnya.

Figure 17 Ilustrasi Aliran Kerja (Flow)

Ketika kelebihan produksi dan persediaan material berkurang, kebutuhan untuk memperbaiki kesalahan, melakukan pekerjaan berulang, menunggu, mengangkut material, dan melakukan gerakan yang tidak perlu juga berkurang. Hal ini karena kita memanfaatkan kemampuan tim dengan baik, menjaga jadwal yang konsisten, dan menjalankan proses kerja secara berurutan, sesuai dengan prinsip Takt.

Figure 18 Ilustrasi hambatan aliran kerja

Dampak negatif dari pemborosan, ketidakkonsistenan, dan hambatan terhadap produksi di lapangan sudah diakui secara luas. Hal ini dapat menyebabkan penundaan dan menghambat aliran kerja yang lancar. Dengan menjaga aliran kerja, mempersiapkan pekerjaan dengan baik, menstabilkan rantai pasokan, dan mematuhi jadwal Takt, kita dapat memastikan aliran informasi, tenaga kerja, dan material berjalan dengan lancar. Hal ini karena jadwal, ritme, target, dan harapan akan tetap konsisten dan berkesinambungan, seperti aliran air yang terus menerus.

Menjaga Konsistensi Jadwal

Penerapan sistem pengiriman tepat waktu (just-in-time) sangat bergantung pada perencanaan yang cermat, khususnya metode takt. Keberhasilan sistem ini juga sangat bergantung pada komitmen seluruh tim proyek untuk selalu mematuhi jadwal yang telah ditetapkan. Meski begitu, ada kalanya perubahan jadwal menjadi suatu keharusan. Perubahan besar yang berdampak signifikan pada keseluruhan proyek dapat dipertimbangkan jika semua pihak terkait setuju dan telah dilakukan perencanaan yang matang. Namun, pada kebanyakan kasus, penyesuaian jadwal sebaiknya dilakukan pada tahap awal proyek ketika jumlah pekerja masih sedikit. Hal ini dikarenakan mengubah jadwal di tengah proyek terutama ketika sudah banyak pekerja yang terlibat, dapat mengganggu kelancaran pekerjaan dan berpotensi menimbulkan masalah baru. Oleh karena itu, penting untuk membuat perencanaan yang sangat detail sejak awal proyek dan berusaha untuk mematuhinya. Dengan demikian, proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Dalam sistem takt, menjaga kedisiplinan dan akuntabilitas sangatlah penting. Tim proyek harus konsisten dalam mengikuti jadwal dan menghindari penyimpangan. Jika tidak, sistem takt bisa terganggu dan proyek bisa menjadi kacau. Oleh karena itu, tim proyek harus saling bertanggung jawab mengontrol kondisi di lapangan, dan tetap teguh pada rencana. Namun, hal ini bisa menjadi tantangan bagi beberapa tim proyek. Mereka mungkin ragu untuk menggunakan sistem takt karena khawatir akan kesulitan dalam menjaga kedisiplinan dan akuntabilitas. Selain itu, para pekerja juga mungkin merasa terbebani oleh tuntutan sistem takt. Oleh karena itu, pemimpin yang kuat dan pekerja yang bertanggung jawab adalah kunci keberhasilan dalam menerapkan sistem takt. Sistem takt akan menjaga stabilitas proyek, dan tim dapat mempercepat kemajuan proyek.

Figure 19 Konsistensi Pimpinan yang kuat agar Sistem Takt menjadi stabill

Mengatasi Hambatan

Beberapa orang mungkin khawatir tentang rencana untuk memperlambat laju kerja beberapa sumber daya. Namun, perlu diingat bahwa jika kita terus mempercepat pekerjaan pada bagian-bagian yang lebih cepat tanpa memperhatikan keseluruhan aliran, masalah baru bisa muncul. Misalnya, pekerja mungkin menumpuk di area tertentu, pekerjaan tidak terorganisir dengan baik, beberapa tugas dikerjakan terlalu dini, dan tingkat kesalahan meningkat. Hal ini dapat membebani tim manajemen proyek dan menghambat pekerjaan yang lebih penting. Oleh karena itu, penting untuk menjaga keseimbangan dan tidak terlalu terburu-buru.

Figure 20 Ilustrasi terjadinya Bottleneck

Hukum Bottleneck, menurut Modig, menyatakan bahwa waktu penyelesaian keseluruhan sebuah proyek terutama ditentukan oleh proses yang memiliki durasi terlama. Dalam konteks konstruksi, fase yang memiliki proses dengan durasi terpanjang akan menjadi faktor penentu lamanya keseluruhan fase tersebut.

Figure 21 Variasi Pekerjaan yang tidak sama ritmenya

Praktik terbaik adalah mengoptimalkan terlebih dahulu bottleneck pada instalasi yang lebih lambat, lalu menyamakan laju pengerjaan pada sisa pekerjaan sehingga seluruh sistem menjadi lebih seimbang. Karena CPM tidak memungkinkan kita untuk melihat bottleneck, kita tidak dapat mengoptimalkannya sehingga sistem berakhir dengan durasi proyek keseluruhan yang lebih lama, area produksi berlebih, fluktuasi tingkat persediaan pekerja dan material, serta sejumlah permulaan dan penghentian yang merugikan. Yang sulit dengan bottleneck adalah bahwa bottleneck baru akan muncul ketika Anda mengoptimalkan bottleneck pertama atau yang terbesar, sehingga ini adalah permainan terus-menerus untuk meningkatkan aliran dengan menyesuaikan laju aliran sistem. Inilah kunci untuk mencapai durasi keseluruhan terpendek, dengan ukuran kru terkecil, dengan persediaan material paling minimal, dalam sistem visual yang mengidentifikasi masalah ketika terjadi, dalam aliran kontinu yang memungkinkan keseragaman yang dapat digunakan tim untuk fokus pada penghapusan hambatan.

Figure 22 Bottleneck tidak mampu terlihat pada CPM

Roadblocks Removal

Pemetaan hambatan sangat penting dalam sistem ini. Peta ini digunakan untuk membedakan antara area standar dan area khusus, serta untuk melacak hambatan secara visual di seluruh proyek. Pemetaan ini dapat didasarkan pada peta zona Takt dan dapat berupa gambar fisik yang dipajang di ruang rapat atau proyek digital seperti Bluebeam yang dapat diakses oleh semua anggota tim. Prioritas utama adalah fokus pada penghapusan hambatan. Kita akan membahas lebih lanjut tentang cara melakukannya nanti. Untuk saat ini, yang perlu dipahami adalah tujuan Takt adalah untuk meratakan aliran pekerjaan dengan menghilangkan hambatan yang terlihat. Dengan menghilangkan hambatan, mengurangi variasi, dan meningkatkan visibilitas serta efektivitas, kita dapat memahami tingkat produksi sebenarnya untuk jenis pekerjaan tertentu di area geografis tertentu.

Sumber: https://leanconstructionblog.com/Introduction-To-Takt-Planning.html