Pourquoi les bonnes promesses sont-elles importantes pour le Lean Construction ?

Hal Macomber, l'un des pionniers du Lean Construction, a proposé de repenser les projets de construction comme des réseaux de promesses. Hal a fait valoir qu'un projet est plus efficace s'il est perçu comme un réseau fluide et complexe de promesses réactives entre des personnes qui se sentent concernées. De ce point de vue, il devient évident que l'origine des échecs auxquels les chefs de projet sont confrontés tous les jours, à savoir travaux défectueux, retards de planning, dépassements de budget, coûts d'opportunité perdus, manque de réactivité face aux imprévus, employés qui s'ennuient ou se désengagent, etc. se trouvent dans les promesses non tenues ou mal tenues.

Cet article est le deuxième d'une série de trois articles dans lesquels j'examine l'un des éléments fondamental de l'entreprise : les promesses. J'ai deux objectifs simples pour cet article :

1. Que sa lecture vous donne un aperçu puissant de la manière dont on peut faire de bonnes promesses
2. Que vous soyez incité à commencer à apprendre comment améliorer les promesses que vous et votre équipe faites.

De bonnes relations de travail rendent possibles les grandes promesses

Mon collègue Charles Spinosa affirme dans son article de la Harvard Business Review qu'une grande promesse doit être publique, active, volontaire, explicite et fondée sur une mission. Dans mon dernier article de blog, j'ai exposé son raisonnement. (Vous pouvez en savoir plus sur les promesses en lisant l'article de Charles dans la HBR intitulé Promise-based Management - The Essence of Execution).

Dans mon travail quotidien, je pense avoir de bonnes relations sociales avec mes collègues, qu'ils travaillent pour moi dans mon équipe, au sein de VISION, ou avec les fournisseurs sur lesquels je m'appuie pour mener à bien nos projets. Mais je me rends compte aujourd'hui que ce qui compte pour une bonne relation sociale n'est pas toujours suffisant pour obtenir les promesses nécessaires.

Qu'est-ce qui, dans les relations, rend possible une grande promesse ? Et, ce qui est peut-être plus important encore, qu'est-ce qui, dans les promesses, rend possibles les grandes relations ?

Il ne s'agit pas d'être gentil, poli, intéressant, charmant ou même d'aimer la personne, même si tout cela est important. Pour moi, ce qui caractérise une bonne relation de travail, c'est la qualité de l'écoute, la confiance que nous nous accordons et la franchise avec laquelle nous nous parlons.

Pourquoi est-il si difficile de développer une bonne relation de travail ?

Développer une relation de confiance et de franchise demande du temps et des efforts ciblés. Mais je ne pense pas que ce soit cela qui rende la tâche difficile. D'après mon expérience, ce qui est difficile dans l'établissement d'une bonne relation ou d'une relation où de grandes promesses émergent, c'est que s'opposer à la résignation tacite de vos collègues est stressant et comporte une série de risques supplémentaires. Par exemple, je travaille régulièrement avec des équipes qui se résignent à ce que "rien ne change ici". Ils me parlent poliment, voire avec enthousiasme, de la possibilité d'un changement, tout en se disant en privé que ce changement est impossible. Souvent, ils soulignent à la direction générale la naïveté de croire que le planning du projet dépend de la réussite de ces changements.

Plutôt que d'affronter le stress de dire ce que leurs collègues disent vraiment, ils développent des stratégies qui ne nécessitent pas d'investir du temps et des ressources dans le développement d'une relation de confiance et de franchise où une grande promesse peut être faite.

Pourquoi s'en préoccuper ?

J'ai vu des collègues entretenant de bonnes relations faire preuve de créativité en cas de problème. Ils font suffisamment confiance à leurs collègues pour leur dire rapidement "j'ai un problème" et se soucient suffisamment de trouver de nouveaux moyens de solutionner les problèmes qui surviennent inévitablement. En d'autres termes, je pense que la création d'une communauté de collègues qui se soucient suffisamment des objectifs du projet rend le travail plus significatif pour eux. Ils prennent alors soin les uns des autres, interviennent rapidement pour rattraper une balle perdue et font un effort supplémentaire lorsque l'équipe le demande.

Ce qu'il faut pour développer de bonnes relations et faire de grandes promesses

Vous l'aurez sans doute compris, je m'efforce avant tout de développer de bonnes relations professionnelles au sein des équipes avec lesquelles je travaille. Une fois ces relations en place, je sais par expérience que de grandes promesses émergeront lorsque je commencerai à déployer les pratiques du Lean Construction et de gestion basée sur l'engagement ™ qui sous-tendent les améliorations de la productivité que je recherche.

D'après mon expérience, développer le type de relations de travail dont je parle ici est une compétence que tout le monde peut apprendre. Nous pensons dans VISION que le développement de bonnes relations au sein de l'équipe nécessite l'apprentissage de certaines nouvelles compétences et la pratique régulière de ces compétences, sur une période de 12 semaines, dans les réunions d'équipe d'un nouveau style préconisées par la gestion basée sur l'engagement ™ et le Lean Construction.

Je présente ici les compétences et les pratiques auxquelles je me réfère.

Nouvelles compétences :

Être à l'écoute de la différence : En tant que manager, soyez à l'écoute de ce que vous ne vous attendiez pas à entendre. Sondez la différence que vous entendez pour comprendre les préoccupations et les ambitions de votre client, la personne pour laquelle vous travaillez. Je trouve que nous nous concentrons trop sur ce que nous attendons et que nous passons souvent à côté de ce qui préoccupe vraiment notre client. De même, en tant que manager, un client pour vos propres coéquipiers, écoutez-les pour savoir ce que vous ne vous attendiez pas à entendre. Donnez-vous le temps de présenter les objectifs de votre projet d'une manière qui les séduise et qui tienne compte de leurs préoccupations et de leurs ambitions.

Soyez attentif à vos changements d'humeur : en tant que gestionnaire de construction expérimenté, votre histoire influence vos sentiments sur ce qui est possible à l'avenir. Mais soyez attentif, par exemple, lorsqu'un coéquipier pose une question perspicace ou propose une autre approche intéressante, je constate que mon humeur à l'égard de sa promesse change. Reconnaissant la valeur de son point de vue novateur, je suis plus confiant dans le fait que je peux compter sur lui pour tenir ses promesses dans les délais.

À l'inverse, lorsque je me retrouve à donner des instructions minutieuses parce que mon coéquipier ne semble pas comprendre ce qui me tient à cœur, je remarque que je suis devenu plus anxieux et irrité à son égard. Apprenez à repérer ces changements d'humeur. Le changement d'humeur négatif est un indicateur précoce du fait que vous n'avez pas de promesse dont la réalisation vous inspire confiance.

Examiner les critères de la confiance : Chez VISION, nous pensons que pour récupérer les promesses à risque, il faut évaluer rapidement le degré de confiance et de méfiance à l'égard de la promesse. Dans mon prochain article de blog, j'aborderai la question de l'instauration de la confiance et de la récupération des promesses non tenues. Ici, j'introduirai une distinction qui, selon moi, facilite l'évaluation : la personne est-elle compétente, sincère et bien engagée ?

• Compétente : La personne a-t-elle les compétences requises pour tenir sa promesse ?
• Sincère : Est-elle sincère et franche à propos de la situation ?
• Engagée : Se soucie-t-elle, de la même manière que moi, des objectifs et des résultats globaux ?

Nouvelles pratiques :

Les compétences que je mentionne ci-dessus ne sont pas des compétences à acquérir par la lecture et l'étude. Ce sont des compétences de la vie professionnelle qui s'acquièrent par une pratique régulière avec des collègues, avec le soutien d'une personne qui possède ces compétences et qui peut vous encadrer. Je vous suggère de mettre ces compétences en pratique lors de vos réunions quotidiennes et de vos réunions d'évaluation.

Réunion quotidienne : Entraînez-vous à gérer votre humeur et celle de l'équipe afin de détecter les problèmes non explicités et d'offrir de l'aide.

Réunions d'évaluation des activités : Entraînez-vous à écouter ceux qui font des promesses et vérifiez leur humeur. Ne vous fiez pas à leur humeur et à votre humeur changeante concernant les promesses pour sonder les évaluations que vous faites de la compétence, de la sincérité et de l'engagement des individus.

Point important : Lorsque les membres de l'équipe semblent perdre de vue les objectifs globaux du projet ou ne plus avoir d'ambition à leur égard, prenez le temps d'écouter les raisons de cette situation et consacrez du temps à les inciter à revenir.

Quelques devoirs, si vous avez trouvé cet article intéressant :

Si mon article a éveillé en vous la curiosité de savoir si vous avez ou non de bonnes promesses, essayez ce petit exercice.

• Dressez une liste des dix principales promesses qui vous ont été faites.
• Pour chaque promesse, examinez votre état d'esprit quant à savoir si la promesse sera respectée à hauteur de votre souhait. Par exemple, êtes-vous résigné à ce que la promesse soit partiellement tenue, résigné à ne pas être épaté par le travail ? Ou bien vous éprouvez un certain ressentiment à l'égard de la promesse, peut-être parce que vous devrez compléter certaines parties manquantes ou vous occuper d'un aspect important du travail qui a été ignoré ? Ou bien vous êtes confiant et vous avez peut-être hâte de célébrer l'achèvement de la promesse ? Quelle que soit votre humeur, notez deux ou trois mots qui la traduisent.
• Reprenez chaque promesse de votre liste de dix et répondez pour chacune d'elles aux trois questions ci-dessus sur la confiance :
  1. La personne a-t-elle les compétences requises pour tenir sa promesse ?
  2. Est-elle sincère et franche à propos de la situation ?
  3. Se soucie-t-elle de la même manière que vous des objectifs et des résultats globaux ?

Dans mon troisième et dernier article, j'examinerai comment remédier aux promesses non tenues ou en péril et aux relations dégradées. Puis comment agir pour rétablir les relations et les promesses rompues en se concentrant sur le changement d'humeur, le partage des évaluations (parler franchement) et la construction de la relation en attirant l'attention sur ce qui est vraiment important et en s'en préoccupant.