Son nom complet est le système de contrôle de la production Last Planner System®. Le contrôle de la production est nécessaire dans les projets pour permettre de travailler selon les prévisions, de faire ce qui peut être fait pour avancer sur la voie prévue et, lorsque cela devient impossible, de déterminer d'autres voies qui permettent d'atteindre les objectifs souhaités. Le terme Last Planner ® est une marque déposée du Lean Construction Institute, c'est pourquoi le symbole "®" apparaît lors de la première utilisation dans un document.

Le Last Planner ® est un système holistique, ce qui signifie que chacune de ses parties est nécessaire pour soutenir la planification et l'exécution d'un projet Lean. Résistez à la tentation de considérer le système comme un menu dans lequel vous ne sélectionneriez que les parties que vous souhaitez utiliser. Le système est organisé en cinq parties principales.

Les deux premières parties se concentrent sur l'identification du travail à effectuer pour mener à bien un projet Lean. La partie une, le planning directeur, est réalisé au tout début d'un projet. Il s'agit d'identifier les principaux jalons qui permettent d'évaluer le rythme auquel le projet progressera pour être couronné de succès. Normalement, les jalons sont les dates d'achèvement de chacune des principales phases du projet et les dates auxquelles l'achat des principaux éléments de construction avec de longs délais de livraison peut être autorisé. Idéalement, les derniers planificateurs de la phase de conception et de la phase de construction participent à l'élaboration du planning objectifs. Le terme "dernier planificateur" fait référence aux personnes de l'équipe chargées de l'attribution finale des travaux à des exécutants spécifiques et de s'assurer qu'ils disposent des matériaux, de l'équipement et des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Pendant la phase de conception, les derniers planificateurs sont généralement des chefs de projets architectes ou ingénieurs. Pendant la phase de construction, les derniers planificateurs sont généralement les contremaîtres et les chefs d'équipe des entrepreneurs spécialisés.

La deuxième partie, le planning par phase, est réalisée deux à trois mois avant le début de chaque phase. Dans ce contexte, la phase fait référence à une partie du projet qu'il est logique de considérer comme une unité complète. La répartition des phases d'un projet dépend de l'ampleur et de la complexité des travaux, les étapes de début et de fin de phases étant identifiées lors de la planification générale (planning objectif). La planification par phases permet d'élaborer un accord entre les derniers planificateurs sur la manière dont l'ensemble du travail entre ces deux jalons sera réalisé.

La planification par phases utilise une approche de planification en flux tiré, dans laquelle les derniers planificateurs sont très clairs sur la séquence des demandes et des engagements qu'ils prennent les uns envers les autres. Cette approche s'inscrit dans le cadre d'une pratique centrale de l'optimisation des flux, qui consiste à commencer par la condition finale requise pour achever une phase et à construire la séquence de travail par le biais d'une série de demandes de clients et de promesses d'exécutants afin de définir clairement comment le travail sera transféré d'une opération à l'autre. Ces sessions de planification par phase sont des occasions importantes pour l'équipe de déterminer comment rythmer le travail de manière à ce qu'il progresse à un rythme régulier et avec des variations limitées.

La troisième partie du système du dernier planificateur vise à s'assurer que le travail peut être effectué. Il s'agit de la planification de la préparation, par laquelle les derniers planificateurs se projettent dans l'avenir pour évaluer s'il existe des contraintes pour les tâches à venir identifiées lors de la planification par phase. La plupart des équipes se projettent à six semaines lors de la planification de la préparation, bien qu'un horizon plus long puisse s'avérer nécessaire dans le cas de projets complexes. Un planning prévisionnel est utilisé pour aider l'équipe à se concentrer sur les tâches qui doivent être rendues prêtes.

Les contraintes sont des conditions qui empêchent l'achèvement d'une tâche planifiée et comprennent des préoccupations telles que la disponibilité de la main-d'œuvre et des matériaux, l'accès à l'équipement, les conflits entre les documents de construction et les permis.

Les contraintes sont indiquées sur un tableau de bord, la responsabilité de la suppression d'une contrainte étant identifiée, de même que la promesse de supprimer chaque contrainte avant une certaine date. Le manque de planification dans la préparation de travaux est souvent le facteur le plus important dans les ruptures de flux de travail d'un projet, il est donc vital que l'équipe s'occupe de cette planification de manière assidue. La planification de la préparation de travaux comprend également l'affinement des tâches identifiées au cours de la planification par phase en les détaillant davantage, à mesure que le travail est mieux compris.

Deux autres aspects de la planification de la préparation doivent être pris en compte. Les activités du planning par phase qui n'ont pas été décomposées à un niveau de détail suffisant pour la planification de l'exécution quotidienne et hebdomadaire doivent être développées en activités plus détaillées. C'est également à ce moment-là que les équipes de projet, en collaboration, peuvent concevoir avec plus de précision le premier cycle de leurs opérations dans le cadre de cette phase de travail.

La quatrième partie du système du dernier planificateur (LPS) se concentre sur ce que chaque dernier planificateur fera pour tenir les promesses faites au cours de la planification par phase. Cela se fait par la préparation d'un planning hebdomadaire du projet, dans lequel chaque dernier planificateur identifie les tâches que ses équipes accompliront chaque jour de la semaine suivante. La fiabilité est extrêmement importante dans l'élaboration de ces plannings partagés.

La cinquième partie du système du dernier planificateur se concentre sur l'apprentissage à partir de ce que l'équipe a fait. L'apprentissage est une action quotidienne pour les équipes de projet Lean. Le Last Planner offre deux possibilités spécifiques d'apprentissage. La première est la réunion de coordination quotidienne, souvent appelée "daily huddle". Lors de cette brève réunion, les planificateurs confirment que leurs équipes ont accompli le travail prévu ce jour-là et, si ce n'est pas le cas, se mettent d'accord sur les ajustements nécessaires pour rester dans les temps pour la semaine. Ces ajustements quotidiens sont essentiels, car ils sont plus faciles à réaliser que les ajustements hebdomadaires, qui sont beaucoup plus faciles à réaliser que les ajustements mensuels.

L'autre possibilité d'apprentissage offerte par le Last Planner System ® est l'analyse de quelques indicateurs clés. L'une d'entre elles est le pourcentage des promesses tenues, qui mesure le pourcentage de tâches hebdomadaires planifiées qui ont été réalisées comme prévu. L'autre est le pourcentage de tâches prêtes, qui mesure le pourcentage de tâches identifiées au cours de la planification par phase qui étaient prêtes à commencer comme prévu. Le troisième est le nombre de tâches prévues, qui mesure le nombre de tâches du planning hebdomadaire qui ont été identifiées dans le planning prévisionnel.

Deux éléments importants doivent être pris en compte pour assurer la réussite du déploiement du Last Planner System ®. Tout d'abord, vous ne pourrez pas exploiter tout le potentiel du Last Planner dans un environnement de commandement et de contrôle. Les pratiques de gestion doivent être alignées sur le principe du respect des personnes et les chefs de projet doivent se considérer comme des accompagnateurs et des facilitateurs de la planification et de l'apprentissage par les derniers planificateurs du projet.

Deuxièmement, l'utilisation du système du dernier planificateur est une discipline et, comme toute autre discipline telle qu'une activité sportive ou la pratique d'un instrument de musique, elle nécessite une pratique quotidienne continue pour devenir d'abord compétente et ensuite maîtrisée. En faisant de ce système la pierre angulaire de la collaboration au sein de l'équipe de projet, vous aurez fait un grand pas vers la mise en œuvre d'un projet Lean.