Un conducteur de travaux m'a dit un jour qu'il n'avait pas besoin d'une réunion quotidienne. Il était persuadé qu'il savait déjà tout ce qui se passait sur le projet. Je lui ai expliqué que la réunion n'était pas pour lui. Elle était destinée aux responsables des équipes sur le terrain. Il s'est avéré que je n'avais pas tout à fait raison sur ce point.

Avant de terminer l'histoire, voici un aperçu de ce qu'est une réunion quotidienne du Last Planner System®. Le 2020 Current Process Benchmark for the Last Planner System® of Project Planning and Control est publié par le Project Production Systems Laboratory, dirigé par Glenn Ballard et Iris Tommelein. L’étude définit le rassemblement quotidien comme de brèves réunions, généralement debout, organisées chaque jour par des groupes d'acteurs interdépendants, au cours desquelles chacun, à tour de rôle, fait part des engagements qu'il a remplis, de ceux pour lesquels il a besoin d'aide ou qu'il n'est pas en mesure d'honorer. Cela peut se faire au sein d'une équipe de conception ou de construction, et entre les gestionnaires des équipes de conception ou de construction.

La réunion quotidienne est un élément essentiel du Last Planner System®, ce qui signifie que si votre projet n'organise pas de réunions quotidiennes, il n'utilise pas le Last Planner System®. Les engagements examinés lors de la réunion proviennent du planning hebdomadaire, qui identifie les tâches libres de contraintes préparées par le processus de préparation, évaluant le travail à court terme identifié au sein du planning chemin de fer du projet qui soutient le flux d'activités pour respecter les dates cibles établies dans le planning général conçu. Le rassemblement permet aux problèmes de se manifester rapidement et aux ajustements quotidiens d'être effectués en réponse à des conditions changeantes et inattendues. Souvent, ces ajustements rapides permettent au projet de rester dans les temps sans qu'il soit nécessaire de procéder à une nouvelle planification.

Les réunions quotidiennes sont courtes. Elles ne durent pas plus de 15 minutes. Pendant la construction, elles ont lieu sur le terrain, à proximité des travaux. Un ordre du jour type couvre les sujets suivants, présentés par chaque dernier planificateur ou son représentant.

• Allez-vous terminer votre engagement aujourd'hui ?
• Si ce n'est pas le cas, qu'est-ce qui a empêché l'achèvement des travaux ?
• Si ce n'est pas le cas, quels ajustements recommandez-vous ?
• Avez-vous ce qu'il faut pour terminer votre engagement de demain ?
• Y a-t-il d'autres questions qui doivent être abordées aujourd'hui ?

Cet ordre du jour peut varier. L'ordre du jour ci-dessus est destiné à une réunion de milieu ou de fin d'après-midi. Les réunions du matin se concentrent sur le travail accompli la veille. Certaines équipes font de brèves observations sur les améliorations proposées.

Voici quelques points à prendre en compte lors de la planification et de l'organisation des réunions quotidiennes afin de les rendre plus performantes :

• Faites en sorte que la réunion soit brève. Si une question nécessite une discussion approfondie, reportez-la à la fin de la réunion.
• Enregistrez la réalisation des tâches inscrites sur le planning de la semaine au cours de la réunion. Notez également ce qui s'est passé et ce qui a empêché les tâches d'être achevées comme prévu. Il est difficile de se souvenir de ces informations à la fin de chaque semaine.
• Il n'y a pas de crédit partiel, ni de crédit pour avoir presque terminé le travail. Les tâches sont soit achevées à 100 % comme prévu, soit non achevées. Les mesures associées à l'achèvement des tâches servent à apprendre et non à compter les points.
• Dans le cas de projets de grande envergure où les personnes travaillent dans des lieux différents, il convient d'envisager la tenue de plusieurs réunions de concertation. Les réunions de coordination rassemblent des personnes dont le travail est interdépendant sur une base quotidienne et hebdomadaire.
• Chaque participant doit être prêt à discuter de ses engagements professionnels sans que l'animateur du groupe ne le lui demande. Essayez de faire en sorte que la gestion du regroupement soit assurée à tour de rôle par les participants.

Les équipes de conception et de préparation ont parfois du mal à accepter l'idée de réunions quotidiennes parce que les membres de l'équipe peuvent être affectés à plus d'un projet. Par exemple, la plupart des membres de l'équipe se voient attribuer deux jours par semaine pour travailler sur un projet particulier, les trois autres jours étant consacrés à d'autres projets. Prévoyez que tous les membres de l'équipe travaillent sur ce projet les deux mêmes jours chaque semaine, et réunissez-vous ces jours-là. Les personnes qui travaillent moins de deux jours par semaine sur un même projet ne sont probablement pas les derniers planificateurs et n'ont pas besoin de participer aux réunions.

Si l'équipe de projet travaille ce jour-là, les derniers planificateurs de l'équipe doivent se réunir.

Relisez la description concernant la réunion quotidienne. Elle fait également référence à "une équipe de conception ou de construction". Cela signifie que les derniers planificateurs doivent se réunir quotidiennement avec les personnes à qui ils confient du travail. Un chef de chantier qui a commencé à se réunir avec son équipe à la fin de la journée m'a dit que le moral de l'équipe s'était amélioré et que les membres de l'équipe attendaient avec impatience les réunions et le travail du lendemain.

Ce qui nous amène à l'un des principaux avantages de la réunion quotidienne, qui permet d'améliorer les relations au sein d'une équipe. Outre la coordination du travail, la réunion quotidienne permet de prendre conscience de l'importance de la confiance mutuelle. Les problèmes commencent à être abordés directement et rapidement plutôt que de passer par une chaîne hiérarchique. Les brèves conversations personnelles qui ont lieu avant et après la réunion permettent d'établir des relations et des liens. Les derniers planificateurs, les équipes de conception et les équipes de construction commencent à travailler comme une équipe plutôt que comme un groupe d'acteurs déconnectés les uns des autres.

Pour terminer mon histoire, je n'ai pas été tout à fait exact en disant à ce chef de chantier que la réunion quotidienne n'était pas pour lui et qu'elle était pour les personnes qui dirigent les équipes sur le terrain. C'était aussi pour lui. Il a pris connaissance des problèmes plus tôt, les problèmes entre les corps de métier ont été abordés directement et résolus sans qu'il ait à servir de médiateur, et il dirige maintenant une équipe engagée et productive.