Tulisan ini adalah bagian kedua dari seri tiga bagian yang membahas Integrated Project Delivery (IPD). Bagian pertama fokus pada perjanjian IPD (kontrak), bagian ini fokus pada IPD sebagai Sistem Operasi Lean, dan bagian terakhir akan membahas budaya.

Ketika tim sudah selaras secara finansial, sistem operasi tradisional tidak efisien untuk kinerja tim yang kuat (catatan: pengembangan sistem operasi dimulai dengan negosiasi kontrak yang paling awal).

Untuk memaksimalkan nilai dari struktur kontrak, tim memerlukan filosofi kerja baru yang berfokus pada efisiensi dan keandalan. Sistem Operasi Lean memberikan nilai kepada pelanggan melalui proses yang disederhanakan dengan praktik perbaikan berkelanjutan.

Kami akan fokus pada proses dan alat lean untuk setiap bagian dari definisi ini dengan pertama-tama melihat cara mendefinisikan dan mendokumentasikan nilai pelanggan, kemudian proses untuk menciptakan nilai secara efisien, dan terakhir sistem umpan balik untuk memungkinkan evaluasi dan perbaikan sistematis dari proses yang digunakan oleh tim proyek.

Nilai Pelanggan:

Untuk berhasil menyelesaikan proyek dengan minimal pemborosan, tim proyek harus dengan jelas mendefinisikan harapan pelanggan.

Studi Validasi:

Tim IPD dilibatkan sejak awal proyek, sering kali sebelum finalisasi studi kelayakan bisnis pemilik. Memahami alasan mengapa proyek ada sebelum mengembangkan desain konseptual, tim memiliki kebebasan untuk mengeksplorasi berbagai opsi untuk memberikan nilai. Kasus bisnis akhir, anggaran, jadwal, dan program dicatat dalam laporan kolaboratif yang disebut Studi Validasi.

Desain Berbasis Set (Set Based Design):

Secara tradisional, tim berusaha membuat keputusan tentang opsi sebelum merinci mereka. Desain Berbasis Set adalah konsep mengembangkan beberapa desain untuk membuat keputusan terbaik berdasarkan informasi tambahan yang diperoleh dari pengembangan desain lebih lanjut.

Alih-alih memilih sistem struktural untuk bangunan baru sebelum merincinya, tim dapat mengembangkan tiga sistem ke fase Pengembangan Desain bersama dengan denah lantai dan tata letak shaft. Dengan terus mengembangkan beberapa set, tim dapat membuat keputusan yang lebih baik dengan informasi yang jauh lebih banyak. Proses ini juga mengurangi atau menghilangkan iterasi negatif yang terjadi ketika salah satu opsi menjadi tidak layak.

Berpikir A3 (A3 Thinking):

A3 adalah proses terstruktur untuk mendokumentasikan masalah, opsi, solusi yang diusulkan, dan rencana tindakan pada selembar kertas (A3 merujuk pada ukuran kertas standar 11”x17”).

Mengembangkan A3 dilakukan secara kolaboratif dengan semua pemangku kepentingan. Proses ini menghasilkan konsensus mengenai jalur yang diusulkan dengan terlebih dahulu mencapai konsensus mengenai pernyataan masalah. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang A3 di sini.

Memilih Berdasarkan Keuntungan (Choosing by Advantages - CBA):

Memilih Berdasarkan Keuntungan (CBA) adalah proses pengambilan keputusan sistematis yang dikembangkan oleh Jim Suhr yang berfokus pada keuntungan dari opsi. Sementara sebagian besar sistem berfokus pada pro dan kontra, CBA menghilangkan kontra dengan mengakui bahwa kontra juga dapat diekspresikan sebagai keuntungan bagi satu atau lebih opsi lainnya.

CBA bekerja dengan baik untuk mencapai konsensus dengan kelompok besar orang dengan tujuan dan nilai yang berbeda. Sistem ini juga membuat proses pengambilan keputusan lebih transparan dan lebih kolaboratif. Dengan CBA, keuntungan dan biayanya ditampilkan secara terpisah sehingga tim dapat melihat perbandingan biaya dan keuntungan dari opsi mereka. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang CBA di sini.

Proses yang Disederhanakan:

Proses tradisional untuk komunikasi dan akuntabilitas mengandung pemborosan bawaan, yang meninggalkan banyak ruang untuk perbaikan. Tim terintegrasi didorong untuk bekerja dengan cara yang meratakan beban kerja dan mengurangi pemborosan.

Sistem Last Planner®:

Tim IPD menggunakan 5 percakapan terhubung dari Sistem Last Planner® untuk mengelola kegiatan mulai dari studi kelayakan awal hingga konstruksi dan commissioning. Proyek dimulai dengan tonggak pencapaian tingkat tinggi, kemudian rencana tarik fase dibuat seiring pekerjaan berjalan. Perencanaan ke depan, perencanaan kerja mingguan, dan pembelajaran (diukur melalui PPC dan varians) diterapkan untuk mengelola pekerjaan mingguan tim.

Ko-lokasi (Co-Location):

Untuk menyelaraskan tim dengan lebih baik dan menghilangkan hambatan kolaborasi, tim IPD besar menggunakan satu ruang kantor bersama, ruang ko-lokasi, untuk pemilik, desainer, dan pembangun. Mungkin ada orang dari 5 hingga 15 perusahaan atau lebih yang bekerja bersama di ruang kantor bersama ini.

Proyek yang lebih kecil akan mengembangkan cara kerja kolaboratif dalam sesi yang lebih singkat (misalnya: 1 hari setiap dua minggu) atau melalui alat daring. Desainer dan pembangun bekerja langsung satu sama lain untuk memecah silo tradisional.

Model Informasi Bangunan (Building Information Modeling - BIM):

Banyak proyek kompleks menggunakan Building Information Modeling atau BIM selama desain dan konstruksi untuk koordinasi, prefabrikasi, penjadwalan, estimasi biaya, dan manajemen fasilitas. Proyek yang lebih kecil mungkin tidak menggunakan seluruh kemampuan model multi-perdagangan, hanya mendesain arsitektur dalam 3D.

Tim memulai dengan diskusi tentang elemen-elemen BIM yang akan digunakan dalam proyek. Diskusi kolaboratif ini antara pemilik, desainer, dan pembangun berfokus pertama pada hasil yang diinginkan (mitigasi risiko, prefabrikasi, efisiensi operasional, dll.), lalu elemen dan sistem mana yang akan dimodelkan (tingkat detail, dll.).

Manajemen Informasi:

Dengan tim terintegrasi, aliran dan pengendalian informasi masih bisa boros. Tim menerapkan titik penyimpanan pusat untuk setiap jenis informasi proyek, biasanya platform dokumentasi berbasis cloud dengan struktur penamaan sistematis.

Proses untuk menggunakan dan berbagi informasi proyek dikembangkan oleh tim, didokumentasikan, dan ditampilkan untuk anggota tim untuk ditinjau.

Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement):

Tim berkinerja tinggi mempertahankan komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan. Tim sadar akan proses mereka dan hambatan-hambatannya, memungkinkan mereka untuk merenung dan memperbaiki. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang perbaikan berkelanjutan di sini.

PDCA:

Tim menciptakan umpan balik dengan menerapkan 4 langkah secara berurutan: Rencanakan, Lakukan, Periksa, dan Sesuaikan. Proses diimplementasikan dengan hasil yang diharapkan. Hasil yang sebenarnya diukur dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Penyebab varians yang diukur digali dan langkah perbaikan diintegrasikan ke dalam proses yang diperbarui. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang PDCA di sini.

5 Whys:

Untuk benar-benar memahami akar penyebab penyimpangan dari hasil yang diharapkan, tim menerapkan proses yang disebut 5 Whys. Proses ini melibatkan bertanya mengapa sebanyak 5 kali, setiap kali menggali lebih dalam ke alasan mengapa aktivitas sebelumnya terjadi. Tujuan dari proses ini adalah untuk menemukan pemicu masalah, untuk menangani penyebabnya dan bukan hanya gejala masalah.

Berpikir Plus/Delta:

Salah satu cara khusus untuk mendorong perubahan positif adalah dengan menerapkan siklus perbaikan plus/delta. Tim menghabiskan waktu 5 menit atau kurang untuk menangkap Plus / Deltas di akhir setiap pertemuan dan acara.

• Plus: Sesuatu yang berjalan dengan baik dan harus diulang.
• Delta: Sesuatu yang tidak berjalan dengan baik dan harus diubah atau diperbaiki di lain waktu.

Tim menunjuk setiap delta kepada individu tertentu dengan rencana tindakan dan komitmen untuk penyelesaian. Dengan komitmen untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan delta, proses akan terus membaik sepanjang hidup proyek atau tim dan menghasilkan hasil yang luar biasa.

Menyelaraskan tim dengan kontrak memberikan motivasi untuk berkolaborasi, tetapi tidak menjamin kolaborasi. Sistem Operasi Lean diperlukan untuk menghapus silo tradisional, mempercepat komunikasi, dan mengurangi pekerjaan ulang.

Sumber: https://leanconstructionblog.com/What-is-Integrated-Project-Delivery-Part-2.html