Seorang pengawas pernah memberi tahu saya bahwa dia tidak memerlukan rapat harian. Dia yakin bahwa dia sudah mengetahui semua yang terjadi di proyek tersebut. Saya menjelaskan kepadanya bahwa rapat bukan untuk dirinya. Rapat itu untuk orang-orang yang memimpin kru lapangan. Ternyata, saya tidak sepenuhnya benar tentang hal itu.

Sebelum menyelesaikan cerita ini, mari kita lihat apa itu rapat harian dalam Last Planner System®. Benchmark Proses Terkini 2020 untuk Last Planner System® dalam Perencanaan dan Pengendalian Proyek diterbitkan oleh Laboratorium Sistem Produksi Proyek, yang dipimpin oleh Glenn Ballard dan Iris Tommelein. Benchmark tersebut mendefinisikan rapat harian sebagai pertemuan singkat, biasanya berdiri, setiap hari oleh kelompok pemain yang saling bergantung, di mana masing-masing, secara bergiliran, berbagi komitmen yang telah mereka selesaikan, komitmen yang mereka butuhkan bantuan, atau yang tidak dapat mereka penuhi. Ini dapat dilakukan dalam sebuah tim desain atau kru konstruksi, dan antara pengawas garis depan dari tim desain atau kru konstruksi.

Rapat harian adalah elemen penting dari Last Planner System, yang berarti bahwa jika proyek Anda tidak mengadakan rapat harian, maka proyek tersebut tidak menggunakan Last Planner System. Komitmen yang ditinjau dalam rapat berasal dari rencana kerja mingguan, yang mengidentifikasi tugas-tugas yang bebas dari batasan yang telah disiapkan melalui proses lihat ke depan yang menilai pekerjaan jangka pendek yang diidentifikasi selama proses penarikan fase yang mendukung alur kerja desain untuk memenuhi tanggal target yang ditetapkan selama perencanaan utama. Huddle memungkinkan masalah muncul lebih awal dan penyesuaian harian dapat dilakukan sebagai respons terhadap kondisi yang berubah dan tidak terduga. Seringkali, penyesuaian cepat ini memungkinkan proyek tetap sesuai rencana tanpa perlu perencanaan ulang yang signifikan.

Rapat harian bersifat singkat. Mereka tidak berlangsung lebih dari 15 menit. Selama konstruksi, rapat diadakan di lapangan, dekat dengan lokasi kerja. Agenda yang khas mencakup topik-topik berikut dari setiap Last Planner® atau perwakilannya:

• Apakah Anda akan menyelesaikan komitmen Anda hari ini?
• Jika tidak, apa yang terjadi sehingga pekerjaan tidak dapat diselesaikan?
• Jika tidak, penyesuaian apa yang Anda rekomendasikan?
• Apakah Anda memiliki apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan komitmen Anda untuk besok?
• Apakah ada kekhawatiran tambahan yang perlu ditangani hari ini?

Ada variasi dalam agenda ini. Agenda di atas adalah untuk rapat sore menjelang akhir hari. Rapat pagi akan fokus pada pekerjaan yang diselesaikan pada hari sebelumnya. Beberapa tim menyertakan pengamatan singkat mengenai perbaikan yang Berikut adalah beberapa poin yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan dan mengadakan rapat harian agar lebih sukses:

• Jaga Huddle Singkat: Jika suatu isu memerlukan diskusi yang lebih panjang, tunda pembahasannya setelah rapat.
• Jaga Huddle Singkat: Jika suatu isu memerlukan diskusi yang lebih panjang, tunda pembahasannya setelah rapat.
• Jaga Huddle Singkat: Jika suatu isu memerlukan diskusi yang lebih panjang, tunda pembahasannya setelah rapat.
• Jaga Huddle Singkat: Jika suatu isu memerlukan diskusi yang lebih panjang, tunda pembahasannya setelah rapat.
• Tidak Ada Kredit Parsial: Tidak ada kredit untuk pekerjaan yang hampir selesai. Tugas harus 100% selesai sesuai rencana atau tidak sama sekali. Metrik yang terkait dengan penyelesaian tugas adalah untuk pembelajaran, bukan untuk mencetak skor.
• Pertimbangkan Huddle Ganda untuk Proyek Besar: Pada proyek besar dengan orang-orang yang bekerja di lokasi berbeda, pertimbangkan untuk mengadakan lebih dari satu rapat. Huddle melibatkan orang-orang yang pekerjaannya saling bergantung secara harian dan mingguan.
• Persiapan Peserta: Setiap peserta perlu siap untuk mendiskusikan komitmen kerja mereka tanpa perlu didorong oleh pemimpin rapat. Usahakan agar kepemimpinan rapat bergilir di antara para peserta.

Tim desain dan pra-konstruksi kadang-kadang kesulitan dengan ide rapat harian karena individu mungkin ditugaskan untuk lebih dari satu proyek. Misalnya, sebagian besar anggota tim dialokasikan dua hari setiap minggu untuk bekerja pada proyek tertentu, dan tiga hari lainnya mereka bekerja pada proyek lain. Rencanakan agar semua orang di tim bekerja pada proyek yang sama pada dua hari tersebut setiap minggu, dan rapat pada hari-hari itu. Orang-orang yang bekerja kurang dari dua hari dalam seminggu kemungkinan bukan Last Planner dan tidak perlu berpartisipasi dalam rapat.

Jika tim proyek bekerja pada hari itu, maka Last Planner tim perlu melakukan rapat.

Baca kembali deskripsi Benchmark tentang rapat harian. Ini juga merujuk pada "tim desain atau kru konstruksi." Itu berarti Last Planner perlu melakukan rapat setiap hari dengan orang-orang yang mereka tugaskan pekerjaan. Seorang mandor dari satu trade yang mulai rapat dengan krunya di akhir hari memberi tahu saya bahwa moral kru meningkat, dan anggota kru menantikan rapat dan pekerjaan hari berikutnya.

Hal ini membawa kita pada manfaat utama dari rapat harian sebagai sarana untuk meningkatkan hubungan di seluruh tim. Selain mengoordinasikan pekerjaan, rapat harian menumbuhkan kesadaran akan ketergantungan satu sama lain. Masalah mulai ditangani secara langsung dan cepat, bukan melalui rantai komando. Percakapan pribadi singkat sebelum dan sesudah rapat berfungsi untuk membangun hubungan dan koneksi. Last Planners, tim desain, dan kru konstruksi mulai bekerja sebagai tim, bukan sebagai sekelompok pemain yang tidak terhubung.

Untuk menyelesaikan cerita saya, saya tidak sepenuhnya akurat ketika mengatakan kepada pengawas itu bahwa rapat harian bukan untuknya dan bahwa itu untuk orang-orang yang memimpin kru lapangan. Huddle itu juga untuknya. Dia belajar tentang kekhawatiran lebih awal, masalah antara trade ditangani secara langsung dan diselesaikan tanpa perlu dia mediasi, dan dia sekarang memimpin tim yang terlibat dan produktif.

Sumber: https://leanconstructionblog.com/Daily-Huddle-101.html