Ein hoch angesehener ehemaliger Toyota-Berater erklärte, dass sich die meisten Hersteller darauf konzentrieren, innerhalb von drei bis fünf Jahren einen Produktivitätszuwachs von 35 bis 40 Prozent zu erzielen, um den Erfolg ihrer derzeitigen Lean-Bemühungen zu messen. Er fuhr fort, dass sich die Hersteller eigentlich auf eine 400-prozentige Produktivitätsverbesserung über einen Zeitraum von 10 Jahren konzentrieren sollten, um den Weg zur schlanken Produktion zu beschreiten. Aber warum gibt es eine so große Diskrepanz bei der Erfolgsmessung?¹

Auch 28 Jahre nach der Einführung des Konzepts der schlanken Produktion denken viele Unternehmen noch immer, dass Lean ein System ist, das nur in den Produktionsbereichen eingeführt werden kann. Es gibt jedoch große Möglichkeiten, die Produktivität durch den Einsatz von Lean sowohl in der Produktion als auch in Nicht-Produktionsbereichen zu steigern. Jedes Mal, wenn ich ein Value Stream Mapping (VSM) für einen Produktionsprozess durchführe, stelle ich fest, dass die meisten Engpässe und Möglichkeiten zur Verkürzung der Durchlaufzeit auf Entscheidungen zurückzuführen sind, die in Verwaltungs- und Managementbereichen wie Einkauf, Vertrieb, Marketing, Design, Buchhaltung und Personalwesen getroffen werden.

Dieser Beitrag beschreibt 6 große Konzepte, die Ihnen helfen sollen, das „Lean Office“ in der Bauindustrie zu implementieren oder andere dazu zu inspirieren, dies zu tun.

1. Führen Sie kontinuierliche Verbesserungen auf der Grundlage der tatsächlichen Kundenbedürfnisse durch

Im Gegensatz zu dem, was viele Leute denken, haben Vertriebs- (und andere) Abteilungen einen großen Einfluss auf das Produktionssystem eines Unternehmens. Meiner Erfahrung nach sind diese Abteilungen in den meisten Fällen völlig losgelöst vom Produktionssystem und den Bedürfnissen der Kunden.

Denken Sie daran, dass das Lean-Prinzip des "Pull" nicht nur in der Produktion, sondern auch im Verkauf, im Einkauf, in der Personalabteilung, in der Ausbildung usw. angewandt werden muss. Wenn Sie versuchen, Ihre Prozesse zu optimieren, betrachten Sie das System immer ganzheitlich. Konzentrieren Sie Ihre Investitionen auf die tatsächlichen Kundenbedürfnisse.

Innerhalb einer Organisation gibt es interne und externe Kunden. Interne Kunden sind Menschen, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten, für die wir Arbeit produzieren. Externe Kunden sind die Endverbraucher außerhalb unserer Organisation. Eine Verbesserung ist nur dann sinnvoll, wenn sie etwas verbessert, das die Kunden schätzen. Bevor wir mit der Arbeit beginnen, müssen wir uns darüber im Klaren sein, wer der Kunde ist und unter welchen Bedingungen er zufrieden ist, damit wir den gewünschten Wert liefern können.

2. Reduzieren Sie unnötige Schritte

Zeichnen Sie eine Wertstromkarte und verbinden Sie die Produktionsbereiche mit den Nicht-Produktionsbereichen. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, zwischen wertschöpfenden Tätigkeiten, notwendigen, nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und Verschwendung zu unterscheiden. Standardisieren Sie Ihre Prozesse. Selbst kreative Prozesse können standardisiert werden. Einige Experten sagen, dass etwa 80-90 % eines vermeintlich kreativen Prozesses aus sich wiederholenden Prozessen oder methodischen Schritten bestehen.

3. Implementierung von 5S und Housekeeping

Ohne eine gut organisierte Büroumgebung wird es ziemlich schwierig sein, ein Lean-Programm zur kontinuierlichen Verbesserung umzusetzen. Die Lösungen in der folgenden Abbildung zeigen einfache und traditionelle Lean-Tools, die keine großen Investitionen erfordern. Auf dem ersten Bild sehen Sie ein Beispiel für 5S und auf dem zweiten Bild ein Kanban-System, das über einen Farbcode für den Einkauf von Büromaterialien verwaltet wird.

Abbildung 1: Beispiel von 5S bei Iturralde & Sagüés, ingenieros, Pamplona, Spain

4. Visuelles Management zur Steuerung des Arbeitsablaufs verwenden

Nutzen Sie die Prinzipien des visuellen Managements, um die laufende Arbeit sichtbar zu machen (d.h. den Status von Aufträgen, Projekten, Berichten usw.). Ein visuelles Kommunikationssystem stellt sicher, dass die Standards eingehalten werden, damit die Arbeit termingerecht abgeschlossen wird. Visuelles Management sollte sowohl in den Bürobereichen als auch in den Produktionsbereichen eingesetzt werden.

5. Nutzen Sie die Vorteile digitaler Werkzeuge

Zunächst empfehle ich die Verwendung traditioneller handgefertigter Lean-Lösungen und -Werkzeuge wie Farbkarten, Post-its-Notizen und Tafeln, um den Prozess zu standardisieren. Wenn Sie den Prozess standardisiert haben, sollten Sie die Vorteile digitaler Tools wie Apps, Touchscreens und Cloud-Computing-Tools nutzen. Meine Empfehlung ist, mit weniger anspruchsvollen oder kostenlosen Versionen von Anwendungen und Software zu beginnen. Sobald Sie die Regeln und Routinen beherrschen, können Sie bei Bedarf nach leistungsfähigeren, teureren oder anspruchsvollen Tools suchen. Denken Sie an den 8. Grundsatz des Toyota-Weges: "Verwenden Sie nur zuverlässige, gründlich getestete Technologie, die Ihren Mitarbeitern und Prozessen dient" - ein Grundsatz, der von vielen Unternehmen noch nicht richtig verstanden wird.

Abbildung 2: Beispiel der Implementierung digitaler Werkzeuge für Lean Projekt Management

6. Kollokation

Nutzen Sie schließlich die Vorteile der Co-Location, einer Lean-IPA-Arbeitsstrategie (IPA = Integrierte Projektabwicklung). Nutzen Sie die Co-Location, um die Produktivität Ihres Teams zu verbessern und die Entscheidungsfindung flexibler zu gestalten.

Während ich in diesem Beitrag die Bedeutung der Umsetzung von Lean Office in der AEC-Branche hervorheben wollte, werde ich in meinem nächsten Beitrag weitere Beispiele für Lean Office und neue Technologien vorstellen, die Ihnen bei der Umsetzung von Lean in den Managementbereichen helfen werden.

Quellen

1. Keyte, Beau & Locher, Drew (2004). The complete lean enterprise. Value Stream Mapping for Administrative and Office Processes. Productivity Press, New York, USA.
2. Locher, Drew (2011). Lean Office and Service Simplified: The Definitive How-To Guide. Productivity Press, New York, USA.
3. Bicheno, John, (2008). The Lean Toolbox for Service Systems. PICSIE Books, Buckingham, UK.
4. Implementing IT to Lean Project Management & benefits of LEAN in an Architecture Office.