Dieser Blog-Beitrag ist die Fortsetzung unserer Serie über die Anwendung von Lean Construction-Methoden in einem kleinen HLK-Unternehmen. Ziel dieses Beitrags ist es zu zeigen, wie ein kleines Unternehmen Kanban zur Steuerung seiner Arbeitsprozesse einsetzt. Wir werden Kanban aus drei Perspektiven betrachten: 1) Bestandsmanagement, 2) Management von Kundenanfragen und 3) Management von Informationsanfragen.

WAS IST KANBAN?

Kanban (看板) ist ein japanisches Wort, das aus zwei Schriftzeichen besteht. Das erste Zeichen (看) bedeutet "visuell" und das zweite Zeichen (板) bedeutet "Tafel". Das Kanban-Konzept wurde durch das Just-in-Time-Produktionssystem von Toyota populär, und die Kanban-Karten dienen als Mittel zur Steuerung des Produktionssystems. Ein Kanban-System kann mehrere Aufgaben erfüllen, darunter 1) Begrenzung der Menge an unfertigen Erzeugnissen zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen, 2) visuelles Signal zum Starten und Stoppen der Produktion, 3) Ermöglichung einer Pull-Produktion anstelle einer Push-Produktion und 4) Vermeidung von Überproduktion.

Mit unserem Grundverständnis von Kanban wollen wir uns nun drei Beispiele für die Anwendung dieses Konzepts im Bauwesen ansehen. Obwohl die Theorie von der Technologie, die wir verwenden, getrennt werden kann, werde ich die Fallstudien anhand unserer Implementierung mit Trello zeigen.

KANBAN FÜR DIE LAGERVERWALTUNG

Als HLK-Unternehmen für Privatkunden führt D Air Conditioning Company relativ einfache Projekte durch. Die Anzahl der Projekte, die das Produktionssystem durchlaufen, und die schnelle Durchlaufzeit der Projekte stellen jedoch eine Reihe von Herausforderungen dar, die mit einem Kanban-System gelöst werden können. Eine der größten Herausforderungen vor der Einführung eines Kanban-Systems bestand darin, sicherzustellen, dass das Lager ausreichend mit den für den Auftrag benötigten Materialien und Werkzeugen bestückt ist. Zu viel Material ist Verschwendung und bindet zusätzliches Geld. Zu wenig Material kann zu Verzögerungen führen. In der Vergangenheit wurden fehlende Artikel oft im örtlichen Baumarkt gekauft. Dies führte jedoch zu einem zusätzlichen Zeitaufwand von ein bis zwei Stunden, der nicht zur Wertschöpfung beitrug, und der Preis für diese Artikel lag oft 40 % über unseren Großhandelspreisen.

Um dieses Problem zu lösen, entwickelten wir ein "Pull"-System für das Bestandsmanagement mit Hilfe eines visuellen Kanban-Systems. Das Geschäft hat zwischen 50 und 100 verschiedene Artikel, daher muss das System effizient, schnell und transparent sein. Die Artikel werden so gelagert, dass ihre physische Präsenz oder Abwesenheit dem Personal signalisiert, wann der Artikel nachbestellt werden muss. In Abbildung 1 sind die kleinen Verbrauchsartikel nebeneinander gestapelt. Die Menge der Artikel im Lager hängt davon ab, wie oft wir sie verwenden und wie lange es dauert, sie von einem Lieferanten zu bekommen.

Abbildung 1: Visuelles Kanban der Lagerbestände

Als Faustregel gilt, dass wir den Materialbestand auffüllen, wenn er weniger als 50 % der Lagerkapazität beträgt. Abbildung 2 zeigt zum Beispiel zwei Kartons mit Luftfiltern. Die Kartons sind an der Seite geöffnet, um den Lagerbestand sichtbar zu machen. Wenn ein Karton völlig leer ist, gibt dies dem Lagerpersonal das Signal, die Filter nachzubestellen.

Abbildung 2. Luftfilter als Kanban

Nach Sun Tzu ist ein Großteil der Schlacht bereits gewonnen, bevor sie überhaupt begonnen hat. Im Baugewerbe zeigt sich der Erfolg oder Misserfolg bereits vor Beginn der Arbeiten auf der Baustelle. Ein großer Teil der Schlacht besteht darin, dafür zu sorgen, dass die richtigen Materialien zur richtigen Zeit für die Arbeiter auf der Baustelle zur Verfügung stehen.

KANBAN FÜR DIE VERWALTUNG VON KUNDENANFRAGEN

The D Air Conditioning Company hat drei Verkaufsstellen in Orange County. Um sicherzustellen, dass alle Filialen auf dem gleichen Stand sind, verwendet das Unternehmen ein Kanban-System für Kundenanfragen, Kostenvoranschläge und Garantieleistungen. Wenn ein Kunde eine Anfrage hat, die bearbeitet werden muss (z. B. ein Kostenvoranschlag), schreiben die Mitarbeiter die Kundendaten und die Anfrage auf eine Kanban-Karte. Sobald das Problem gelöst ist, wird die Karte auf das "Finish Board" verschoben. Die Cloud-Technologie stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Abbildung 3. Kanban-System für Kundenanfragen

Die Kanban-Tafel hilft den drei Büros, die Liste der zu erledigenden Aufgaben visuell zu überblicken. Die Tafel stellt sicher, dass alle Kundenanfragen einmal, von der richtigen Person und rechtzeitig beantwortet werden. Der Prozess reduziert die Verschwendung bei der Kommunikation der zu erledigenden Arbeit und macht die Arbeit transparent.

KANBAN FÜR DIE VERWALTUNG VON INFORMATIONSANFRAGEN

Nach dem gleichen Verfahren wie oben beschrieben, verwendet das Unternehmen auch ein Kanban-Board, um Informationsanfragen und Angebote für seine kommerziellen Projekte zu verwalten. Informationsanfragen und Ausschreibungen sind Aufgaben, die rechtzeitig erledigt werden müssen, um Projektverzögerungen zu vermeiden. Das Kanban-Board ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Gedanken auf eine ToDo-Liste zu verlagern und sich auf die Erledigung einer Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren. Die Kanban-Tafel ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu priorisieren und keine Aufgabe zu vergessen. Das Unternehmen war in der Lage, die durchschnittliche Durchlaufzeit seiner RFIs zu dokumentieren und Ziele für deren Verkürzung festzulegen.

SCHLUSSFOLGERUNG

Das Kanban-System ermöglicht es dem Unternehmen: 1) den richtigen Lagerbestand zu halten, 2) Kundenanfragen zu verfolgen, um sie korrekt und schnell zu beantworten, 3) den Kommunikationsaufwand in der Organisation zu reduzieren, indem die Arbeitsprozesse transparent gemacht werden, 4) unnötige Besprechungen zu eliminieren, 5) einen klaren Überblick über den Zustand der Fabrik zu haben, 6) zu messen, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen, und 7) eine Stabilität des Produktionssystems zu entwickeln, die Standardisierung und Lernen ermöglicht.

Aus Sicht der Produktion gibt es eigentlich nur drei Dinge, die wir tun: 1) das Produktionssystem aufbauen und gestalten, 2) das Produktionssystem am Laufen halten und 3) das Produktionssystem verbessern. Ein stabiles System erlaubt es uns, mehr Zeit in die Verbesserung des Systems zu investieren. Viele Eigenschaften von Kanban helfen uns, dieses Ziel zu erreichen.

Neben den in diesem Blog vorgestellten Fällen kann ein Kanban-System auch für die Verwaltung von Änderungsaufträgen, Punchlisten, Qualitätskontrolle, Materialverwaltung, Schulung, Einarbeitung usw. verwendet werden. Ich kann anderen Organisationen nur empfehlen, ein Kanban-System für die visuelle Verwaltung ihrer Arbeitsprozesse zu verwenden.

REFERENZEN

1. Wikipedia (2016). Kanban. https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban
2. Sun Tzu. Art of War.
3. Atul Gawande (2011). The Checklist Manifesto: How to Get Things Right.