Das Konzept des "Big Room", auch bekannt unter dem japanischen Wort "Obeya", ist mit dem Konzept der Co-Location verbunden, das sich bei Toyota auf die Praxis bezieht, multidisziplinäre Teams am selben Ort anzusiedeln, um die Kommunikation und die Kreativität im Prozess der Automobilkonstruktion zu verbessern. In der Bauindustrie erleichtert der "Big Room" die Implementierung des Last Planner® Systems (LPS) und der kollaborativen Planung sowie des Integrated Project Delivery Systems (IPD). Vor dem Hintergrund von LPS kann der Big Room als der Ort definiert werden, an dem kollaborative Planungsmeetings abgehalten werden: Meilensteinplan, Pull Sessions, wöchentliche Meetings und tägliche Stand Up Meetings. In diesem Beitrag werden wir uns auf seine Vorteile in LPS konzentrieren.

1. ZUSAMMENARBEIT

Der Big Room trägt dazu bei, die Zusammenarbeit von Menschen zu fördern. Aus der Sicht vieler Unternehmen ist die Investition in den Big Room für die kollaborativen Planungssitzungen reine Zeitverschwendung. Die Schlüsselfrage sollte hier jedoch lauten: Wie viele Stunden sparen Sie für jede Stunde, die Sie in die kollaborative Planung investieren? Vor dem Hintergrund des Projektmanagements, an dem so viele Menschen und Unternehmen beteiligt sind, ist die traditionelle Rolle des Planers, der sich auf die Planung und Verwaltung der Produktion allein im Büro konzentriert, überholt. Durch den Big Room wird ein kontinuierlicher Arbeitsfluss ermöglicht und die Produktivität verbessert.

2. KOMMUNIKATION

Der Einsatz des Big Rooms verbessert die Kommunikation der wichtigsten Informationen, ermöglicht allen Teammitgliedern den Zugang zu aktualisierten Informationen, Plänen oder Entwürfen und fördert die Transparenz zwischen den verschiedenen Nachunternehmern. Dies trägt dazu bei, eine Menge Nacharbeit und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Der Big Room bietet einen Ort für die visuellen Managementtafeln, die die Planung und andere wichtige Leistungsindikatoren des Projekts anzeigen, fördert die kontinuierliche Verbesserung, sorgt für kürzere Lernkurven und ein höheres Problembewusstsein.

Die Routinen, die während der LPS-Sitzungen im Big Room durchgeführt werden, tragen zu einem kollaborativen Umfeld unter den Subunternehmern und anderen Mitgliedern des Projektteams bei, verbessern die Genauigkeit der Kommunikation und vermeiden Missverständnisse durch direkte Diskussionen und sofortiges Feedback. Darüber hinaus vermittelt diese visuelle Kommunikation allen Teammitgliedern dasselbe Bild vom Projekt.

3. WERTVOLLE INTERAKTIONEN

Durch die gemeinsame Planung in einem Raum können Menschen aus vielen verschiedenen Disziplinen und Unternehmen eine hohe Qualität der Interaktion erreichen. Sie verstehen, wer für was zuständig ist, tauschen Informationen mit den richtigen Personen aus und wissen, wem sie Fragen stellen müssen, um die richtigen Antworten zu erhalten. Die Häufigkeit und Qualität der Interaktionen nehmen drastisch zu, und Probleme können schneller und effektiver erkannt und gelöst werden.

Diese Interaktionen ermöglichen es den Teammitgliedern auch, ihre Beziehung aus der Sicht des Kunden-Lieferanten zu sehen. Wenn sie nach Informationen oder Arbeit suchen, sind sie der Kunde. Wenn sie dagegen gebeten werden, Informationen oder laufende Arbeiten für andere zu produzieren, sind sie der Lieferant. Wenn die Teammitglieder die Beziehung auf diese Weise sehen, können sie verstehen, dass von ihnen erwartet wird, dass sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar zum Ausdruck bringen, wenn sie als Kunde auftreten. Im Gegensatz dazu verstehen die Teammitglieder in der Rolle des Lieferanten, dass sie die Bedürfnisse ihrer Kunden kennen müssen. Das Verstehen dieser Denkweise ist einer der Schlüssel zum Verständnis der Lean-Philosophie.

4. ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Bei den kollaborativen Planungssitzungen, die im Big Room durchgeführt werden, sind in der Regel die entsprechenden Entscheidungsträger anwesend. Dies hat zur Folge, dass Zusammenarbeit, Kommunikation und Interaktion die Zeit für die Entscheidungsfindung verkürzen, zu besseren Entscheidungen beitragen, die Kreativität steigern, die Nutzung von Talenten fördern und dazu beitragen, Paradigmen zu durchbrechen sowie die positiven Folgen zu verstehen, die sich aus der Analyse verschiedener Denkweisen im Entscheidungsprozess ergeben.

5. VERPFLICHTUNG

Die kollaborative Planung im Big Room trägt auch dazu bei, ein gemeinsames Verständnis der Werte, Ziele und des Status des Projekts zu fördern und die Beziehungen zwischen allen Teammitgliedern zu stärken, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Moral zu erhöhen.

Was den Einsatz von Technologie angeht, so kann sie in Bauunternehmen, in denen die LPS-Implementierung bereits einen hohen Reifegrad erreicht hat, dazu beitragen, die Dauer der LPS-Sitzungen zu vereinfachen und zu verkürzen und die Produktivität zu steigern. Virtuelle Werkzeuge funktionieren jedoch besser, nachdem eine persönliche Zusammenarbeit stattgefunden hat, und sollte je nach Art der erforderlichen Interaktion im Einzelfall ausgewählt werden, jedoch nicht als Ersatz für eine persönliche Besprechung. Diese Tatsache muss berücksichtigt werden, insbesondere wenn es darum geht, die Talente des gesamten Teams zu bündeln und kreative Ergebnisse zu erzielen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle Tools allein nicht die emotionale Kraft ersetzen können, die entsteht, wenn man seine Arbeitszusagen auf Post-Its schreibt und diese in der Pull-Session auf die Planungsvisualisierung klebt.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND NÄCHSTE BEITRÄGE

In diesem Beitrag haben wir die Vorteile der Verwendung des Big Room-Konzepts für die Durchführung von kollaborativen Planungsbesprechungen bei der Umsetzung von LPS gesehen. Das Konzept des Big Room in Verbindung mit kollaborativer Planung und visuellem Management besteht jedoch aus vielen Themen, die in einem zweiten Blogbeitrag behandelt werden.

Abschließend haben wir einige Referenzen aufgeführt, die den Autor inspiriert haben, zusammen mit seinen eigenen Erfahrungen bei der Durchführung von kollaborativen Planungssitzungen.

Quellen

1. Fischer, Martin; Ashcraft, Howard; Reed, Dean; Khanzode, Atul (2017). Integrating Project Delivery. Wiley.
2. Greif, Michel (1991). “The Visual Factory: Building participation through shared information”. Productivity Press.
3. Ohno, Taiichi (1988). “Toyota Production System: beyond large-scale production”. Cambridge, Productivity Press.
4. Umstot, David; Fauchier, Dan (2017). Lean Project Delivery | Building Championship Project Teams. Armchair ePublishing.