Warum gute persönliche Zusagen wichtig für Lean Construction sind

Hal Macomber, einer der Pioniere der Lean Construction-Bewegung, schlug vor, Bauprojekte als Netzwerke von Zusagen zu betrachten. Warum? Hal argumentierte, dass ein Projekt besser als ein fließendes und komplexes Netzwerk von Zusagen zwischen Menschen, denen etwas an dem Projekt liegt, betrachtet werden kann. Aus dieser Perspektive wird deutlich, dass die Wurzel der Misserfolge, mit denen Projektleiter tagtäglich konfrontiert werden - fehlerhafte Arbeitspakete, Terminabweichungen, Kostenüberschreitungen, verlorene Opportunitätskosten, mangelnde Reaktionsfähigkeit auf Unvorhergesehenes, gelangweilte oder unmotivierte Mitarbeiter usw. - in gebrochenen oder schlecht gemachten Zusagen liegt.

Dieser Artikel ist der zweite von drei Beiträgen, in denen ich mich mit einem der grundlegenden Bausteine befasse: Dem Machen von Zusagen. Mit diesem Artikel verfolge ich zwei einfache Ziele: Sie sollen beim Lesen des Artikels einen guten Einblick erhalten, wie gute Zusagen gemacht werden können, und Sie sollen lernen, wie Sie die Zusagen, die Sie und Ihr Team machen, verbessern können.

Gute Arbeitsbeziehungen machen gute Zusagen möglich

Mein Kollege Charles Spinosa sagt in seinem Artikel im Harvard Business Review, dass eine gute Zusage öffentlich, aktiv, freiwillig, explizit und missionsbasiert sein muss. In meinem letzten Blog habe ich seine Argumentation dargelegt. (Mehr über Zusagen können Sie hier in Charles' HBR-Artikel Promise-based Management - The Essence of Execution nachlesen).

Bei meiner täglichen Arbeit glaube ich, dass ich gute soziale Beziehungen zu meinen Kollegen habe, ob sie nun für mich in meinem Team oder bei VISION arbeiten oder mit Lieferanten, auf die ich mich bei der Durchführung unserer Projekte verlasse. Aber ich weiß jetzt, dass das, was für eine gute soziale Beziehung zählt, nicht immer gut genug ist, um die erforderlichen Zusagen zu erhalten. Was haben Beziehungen, die eine gute Zusage möglich machen? Und, was vielleicht noch wichtiger ist, was haben Zusagen, die großartige Beziehungen möglich machen?

Es geht nicht darum, nett, höflich, interessant oder charmant zu sein oder die Person zu mögen, obwohl all das wichtig ist. Für mich zeichnet sich eine gute Arbeitsbeziehung dadurch aus, wie gut wir einander zuhören können, wie viel Vertrauen wir einander entgegenbringen und wie offen wir miteinander sprechen.

Warum ist es so schwierig, eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen?

Der Aufbau einer vertrauensvollen, offenen Beziehung erfordert Zeit und gezielte Anstrengungen. Aber ich glaube nicht, dass das die Aufgabe so schwierig macht. Meiner Erfahrung nach liegt die Schwierigkeit beim Aufbau einer guten Beziehung - einer Beziehung, aus der gute Zusagen hervorgehen - darin, dass es anstrengend ist, sich gegen die unausgesprochene Resignation der Kollegen zu wehren, und dass dies zusätzliche Risiken mit sich bringt. Ich arbeite zum Beispiel regelmäßig mit Teams zusammen, die sich damit abgefunden haben, dass sich “hier nichts ändern wird“. Sie sprechen mir gegenüber höflich, ja sogar enthusiastisch über die Möglichkeit von Veränderungen, während sie insgeheim miteinander von der Unmöglichkeit der Veränderung sprechen. Oft weisen sie die Führungskräfte darauf hin, wie naiv es ist, den Zeitplan des Projekts vom Erfolg dieser Veränderungen abhängig zu machen.

Anstatt den Stress auf sich zu nehmen, herauszufinden, was ihre Kollegen wirklich glauben, entwickeln viele Menschen Strategien, die es nicht erforderlich machen, ihre Zeit und Ressourcen in den Aufbau einer vertrauensvollen, offenen Beziehung zu investieren, in der eine gute Zusage gemacht werden kann.

Warum die Mühe?

Ich habe erlebt, dass Kollegen mit guten Beziehungen bei Problemen sehr erfinderisch sind. Sie vertrauen ihren Kollegen genug, um schnell zu sagen: „Ich stecke in Schwierigkeiten.” Die Dinge sind Ihnen so wichtig, dass sie neue Wege finden, um die unweigerlich auftretenden Probleme zu umgehen. Anders ausgedrückt: Ich glaube, dass die Schaffung einer Gemeinschaft von Kollegen, denen die Ziele des Projekts wichtig sind, die Arbeit für diese sinnvoller macht. Sie kümmern sich dann gut umeinander, springen schnell ein, wenn etwas schiefgeht, und gehen die Extrameile, wenn es das Team verlangt.

Was es braucht, um gute Beziehungen zu entwickeln und gute Zusagen zu machen

Es ist wahrscheinlich inzwischen klar, dass ich meine Bemühungen in erster Linie auf die Entwicklung guter Arbeitsbeziehungen in den Teams, mit denen ich arbeite, konzentriere. Wenn diese Beziehungen vorhanden sind und ich anfange, die Praktiken des Lean Construction und des Commitment-based Management ™ zu mobilisieren, die den von mir angestrebten Produktivitätssteigerungen zugrunde liegen, werden nach meiner Erfahrung gute Zusagen gemacht.

Meiner Erfahrung nach ist die Entwicklung der Art von Arbeitsbeziehungen, über die ich hier spreche, eine Fähigkeit, die jeder lernen kann. Wir glauben bei VISION, dass die Entwicklung guter Beziehungen im Team das Erlernen bestimmter neuer Fähigkeiten und das regelmäßige Üben dieser Fähigkeiten über einen Zeitraum von 12 Wochen in den neuartigen Teambesprechungen erfordert, die von Commitment-based Management ™ und Lean Construction gefordert werden.

Ich skizziere hier die Fähigkeiten und Praktiken, auf die ich mich beziehe.

Neue Fertigkeiten:

Zuhören, um Unterschiede zu erkennen: Achten Sie als Führungskraft auf das, was Sie nicht zu hören erwarten. Untersuchen Sie die Unterschiede [zwischen dem Gehörten und dem Erwarteten], um den Hintergrund und die Ambitionen Ihres Kunden - die Person, für die Sie die Arbeit erledigen - zu verstehen. Ich finde, wir konzentrieren uns zu sehr auf das, was wir erwarten, und übersehen dabei oft das, was unserem Kunden wirklich wichtig ist. Ebenso sollten Sie als Manager - als Kunde Ihrer eigenen Mitarbeiter - auf das hören, was Sie nicht zu hören erwarten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Projektziele so zu formulieren, dass sie für Ihre Mitarbeiter interessant sind und ihre Anliegen und Wünsche berücksichtigt werden.

Achten Sie auf Ihre eigenen Stimmungsschwankungen: Als erfahrener Bauleiter beeinflusst Ihre Vergangenheit Ihr Gefühl für das, was möglich ist. Achten Sie darauf, dass beispielsweise, wenn ein Teamkollege eine aufschlussreiche Frage stellt oder einen interessanten alternativen Ansatz vorschlägt, sich Ihr Gefühl in Bezug auf seine Zusagen ändert. Wenn Sie erkennen, dass die neuen Erkenntnisse des Mitarbeiters wertvoll sind, werden Sie zuversichtlicher sein, dass Sie sich auf seine Zusagen verlassen können.

Umgekehrt merke ich, dass, wenn ich Micromanagement betreibe, weil mein Teamkollege scheinbar nicht versteht, worum es mir geht, ich im Umgang mit Ihm ängstlicher geworden bin und mich über ihn ärgere. Lernen Sie, diese Stimmungsschwankungen zu erkennen. Der negative Stimmungsumschwung ist ein früher Indikator dafür, dass Sie keine Zusagen haben, auf deren erfolgreiche Umsetzung Sie vertrauen.

Prüfung der Einschätzung des Vertrauens: Bei VISION sind wir der Meinung, dass es für die Rettung gefährdeter Zusagen wichtig ist, schnell zu beurteilen, wie stark man einer Zusage vertraut oder misstraut. In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich den Aufbau von Vertrauen und die Rettung gebrochener Zusagen untersuchen. An dieser Stelle möchte ich eine Unterscheidung einführen, die meiner Meinung nach bei der Beurteilung hilfreich ist: Ist die Person kompetent, aufrichtig und engagiert:

• Kompetent: Verfügt die Person über die erforderlichen Fähigkeiten, um ihre Zusagen einzulösen?
• Aufrichtig: Ist die Person in Bezug auf die Situation ehrlich und offen?
• Engagiert: Sind ihr die Gesamtziele und das Ergebnis genauso wichtig wie mir?

Neue Praktiken:

Die Fähigkeiten, auf die ich oben hingewiesen habe, sind keine Fähigkeiten, die man sich durch Lesen und Studieren aneignet. Es handelt sich um Fähigkeiten, die man im Arbeitsleben durch regelmäßiges Üben mit Kollegen erwirbt, zusammen mit der Unterstützung durch eine Person, die über diese Fähigkeiten verfügt und Sie coachen kann. Ich schlage vor, dass Sie diese Fähigkeiten in Ihren regelmäßigen Daily Huddles (= Tägliche Besprechung) und Project Operations Review Meetings (= Regelbesprechungen) einüben.

Daily Huddle: Üben Sie, Ihre Stimmung und die Stimmung des Teams auszunutzen, um unausgesprochene Probleme zu erkennen und Hilfe anzubieten.

Project Operations Review Meetings: Üben Sie denjenigen zuzuhören, die Zusagen machen, und überprüfen Sie deren Einstellung zu der Zusage. Nutzen Sie dabei deren und Ihre eigene wechselnde Einstellung in Bezug auf die Zusage, um zu überprüfen, wie Sie die Kompetenz, die Aufrichtigkeit und das Engagement der einzelnen Personen einschätzen.

Wichtig: Wenn Teammitglieder den Blick auf oder den Ehrgeiz für die übergeordneten Projektziele zu verlieren scheinen, nehmen Sie sich die Zeit, um zu hören, woran das liegen könnte und investieren Sie Zeit, um sie zurückzuholen.

Ein paar Hausaufgaben - wenn Sie diesen Artikel interessant fanden

Wenn mein Artikel Sie neugierig gemacht hat, ob Sie gute Zusagen haben oder nicht, dann probieren Sie diese kurze Übung.

1. Machen Sie eine Liste mit den 10 wichtigsten Zusagen, die Ihnen gegeben wurden.
2. Prüfen Sie bei jeder Zusage Ihr Gefühl, ob die Zusage zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt werden wird. Haben Sie sich zum Beispiel damit abgefunden, dass die Zusage nur teilweise erfüllt wird; haben Sie sich damit abgefunden, dass Sie von der Arbeit nicht begeistert sind? Oder hegen Sie vielleicht einen gewissen Groll gegen die Zusage, weil Sie vielleicht noch einige fehlende Teile ergänzen oder sich um einen ignorierten, wichtigen Aspekt der Arbeit kümmern müssen? Vielleicht sind Sie aber auch zuversichtlich und freuen sich darauf, die Erfüllung der Zusage zu feiern? Was auch immer Ihre Stimmung hierzu ist, notieren Sie zwei oder drei Worte, die sie für Sie einfangen.
3. Gehen Sie jede Zusage in Ihrer 10er-Liste noch einmal durch und beantworten Sie für jede Zusage die drei Fragen zum Thema Vertrauen (siehe oben):
   • Verfügt die Person über die erforderlichen Fähigkeiten, um ihre Zusage zu halten?
   • Ist die Person in Bezug auf die Situation ehrlich und offen?
   • Sind ihr die Gesamtziele und das Ergebnis genauso wichtig wie Ihnen?

In meinem dritten und letzten Blogbeitrag werde ich mich damit befassen, wie man gebrochene oder gefährdete Zusagen und beschädigte Beziehungen repariert. Dann werde ich aufzeigen, wie man Beziehungen und gebrochene Zusagen wiederherstellen kann, indem man sich darauf konzentriert, die Stimmung zu verändern, Einschätzungen der Situation zu teilt (offen zu spricht) und Beziehungen aufbaut, indem man die Aufmerksamkeit auf das lenkt und sich auf das konzentriert, was wirklich wichtig ist.