Nach Angaben des AGC und von McGraw Hill [1] verwenden etwa 15 % der Bauunternehmen zumindest bei einigen ihrer Projekte die Pull-Planung (obwohl nur 9 % das vollständige Last Planner®-System einsetzen). Die Herausforderung besteht darin, während einer Pull-Planungssitzung in kürzester Zeit den größten Nutzen zu erzielen.

Die Autoren dieses Blogbeitrags haben in den letzten Jahren über 200 Pull-Planungssitzungen geleitet und gecoacht, ein Buch zu diesem Thema mitverfasst und Dutzende von Schulungen und Webinaren geleitet. Wir haben gesehen, wie es richtig und falsch gemacht wurde, und haben aus unseren Fehlern und denen anderer gelernt. Wir haben die Anforderungen an die Leitung bei der Pull-Planung verfeinert und können mit Zuversicht sagen, dass die Leitung einer Pull-Planungssitzung „PEN“ erfordert:

1. Preparation (Vorbereitung)
2. Enthusiasmus (Enthusiasmus)
3. Neutrality (Neutralität)

Natürlich müssen Sie sich mit dem Bauwesen, dem Konzept von „Pull“, der Abfolge von „Vorwärts Planung“ und „Rückwärtsplanung“ auskennen und wissen, wie man ein Team von Vorarbeitern oder Polieren dazu bringt, „an die Wand zu gehen“, und wie man die Führung, die Ressourcen und das Engagement des Generalunternehmers/Planungsbüros einbindet. Doch zunächst wollen wir uns auf die „Magie“ konzentrieren, eine Gruppe von 10-20 Vorarbeitern - jeder mit seiner/ihrer eigenen Persönlichkeit, Erfahrung, Einstellung und seinen/ihren Bedürfnissen - dazu zu bringen, aktiv an der Pull-Planungsrunde mitzuarbeiten.

Vorbereitung

Es beginnt mit der Vorbereitung - Ihrer und der der anderen. Alle Beteiligten brauchen diesen „Aha“-Moment, in dem sie erkennen, dass eine organisierte, kollaborative Pull-Planung im Vergleich zu den „Einzelkämpfern“ mit (primavera) P6, die bei den meisten Projekten zum Einsatz kommen, großartige Ergebnisse liefert. Sie haben wahrscheinlich schon von den Statistiken gehört: 4-20 Wochen Zeitersparnis im Zeitplan, 5 Monate Arbeit verkürzt auf 3 Monate, Verdoppelung der Produktion in 6 Wochen von 1,5 Mio. $/Tag auf 3,0 Mio. $/Tag, und so weiter. Aber diese Aussagen sind erst dann real, wenn man sie erlebt.

Wir empfehlen dem Team, 3-4 Stunden mit der Villego™-Simulation zu verbringen. Solange man es nicht selbst erlebt hat, versteht man einfach nicht die Brillanz von „Pull“. Für den Sitzungsleiter bedeutet dies, dass er die zu verwendenden Materialien vorbereiten muss – Post-Its, Stifte, Braunpapier, Flipchart, Malerkrepp, laminierte Lagepläne oder Grundrisse, RFI-Protokolle, Einreichungsprotokolle, das BIM-Modell muss laufen etc. Es bedeutet auch, dass das Führungsteam zusammenkommt und im Voraus die wichtigsten zu bearbeitenden Meilensteine und deren Zieldaten auswählt.

Enthusiasmus

Sobald die Sitzung beginnt, müssen Sie ein gleichmäßiges und leicht beschleunigtes oder eiliges Tempo beibehalten, um die Aufmerksamkeit und Konzentration aller zu erhalten. Der Leiter muss begeistert sein, sowohl von dem Prozess selbst als auch von der Fähigkeit jedes Einzelnen, die eigenen einzigartigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse in die Teamplanung mit einzubringen.

Geben Sie klare Zeitvorgaben: „Ok, wir wollen in 30 Minuten unsere Post-its kleben“. Anfeuern: „Gut gemacht, Frank! Komm schon, Greg, klebe die 3 Post-its, bevor du noch mehr schreibst, das Team braucht deinen Beitrag an der Wand.“ Achten Sie auf das, was wir „das Brummen“ nennen, das auftritt, wenn die Sitzung in Schwung kommt: das Geräusch mehrerer Gespräche über bestimmte Projektelemente oder -ansätze. Es ist nicht zu laut, nicht zu leise und klingt wie ein wellenförmiges Summen. Bewegen Sie sich durch den Raum, helfen Sie, ermutigen Sie, fragen Sie Dinge wie „Was muss noch geschehen, damit diese Arbeit freigegeben werden kann“, und stellen Sie dann sicher, dass sich die Post-Its weiter zur Wand bewegen. Halten Sie den Takt, stupsen Sie an, drängen Sie: „Ok, wir müssen zum nächsten Schritt kommen, Du hast noch 5 Minuten. Du kannst das schaffen!“ Natürlich ist nicht jeder im wirklichen Leben so enthusiastisch. Das ist uns klar. Aber eine Pull-Planungssitzung ist eine „Bühne“, und der Leiter muss seine Rolle spielen. Wenn Sie also normalerweise eher zurückhaltend sind, sehen Sie es als eine Schauspielaufgabe an. Spielen Sie die Rolle. Steigern Sie sich hinein. Setzen Sie Ihre Stimme, Ihren Körper und Ihre Bewegungen ein, um die Planung konzentriert und zügig voranzutreiben.

Neutralität

Warum muss der Leiter der Pull-Planung neutral sein? Weil das alte Paradigma des Bauwesens (das 85 % der Projekte ausmacht, an denen Handwerker beteiligt sind) auf Befehl und Kontrolle von oben nach unten beruht. Die Nachunternehmer haben kein Mitspracherecht, und sie dürfen nicht „nein“ sagen. Sie erwarten vielleicht sogar, vom Generalunternehmer/Bauherrn übergangen zu werden. Die Nachunternehmer denken: „Sicherlich wollt ihr jetzt meinen Beitrag, aber am Ende werdet ihr uns sagen, was wir zu tun haben, und dass wir es auch besser genauso tun.“ Um jedoch effektiv arbeiten zu können, braucht man ein wirklich kollaboratives Team, das sich gegenseitig vertraut und die Dinge beim Namen nennt, das echte Ausführungsdauern kommuniziert (ohne versteckten Puffer), verlässliche Zusagen macht und diese auch einhält. Um diese Art von Teamgeist und Zusammenarbeit zu erreichen, muss die Leitung der Pull-Planung neutral sein. Für uns Trainer ist es leicht, neutral zu sein. Wir arbeiten für das, was das Beste für das Projekt ist: "Project First".

Der Leiter der Pull-Planung muss zu Beginn der Sitzung erklären: „Wir wollen heute Ihre ehrliche Meinung hören. Natürlich haben auch wir darüber nachgedacht und haben einen Plan, wie es laufen könnte und ohne den wir dieses Projekt nicht bekommen hätten. Aber dieser Plan kann mit eurer Erfahrung und euren Beiträgen immer noch verbessert werden. Also werden wir das gemeinsam herausfinden. Und ich werde mich neutral dazu äußern, was der bessere Weg ist, bis wir alle Optionen durchgesprochen, sie mit unseren Post-its durchgespielt und als Gruppe entschieden haben, welcher Weg für alle von Vorteil sein wird.“ Und wenn Sie als Leiter nicht widerstehen können und aus Ihrer neutralen Rolle heraustreten und für eine Position eintreten müssen, dann übergeben Sie die Leitung an jemand anderen, der für ein paar Minuten als neutraler Leiter fungiert. Wenn Sie für Ihren Standpunkt eingetreten sind, kündigen Sie an, dass Sie die Leitung zurücknehmen und nun wieder neutral sein werden. Wenn Sie so vorgehen, dann werden Sie Ihre Führungsautorität stärken und mehr Vertrauen im Team aufbauen.

Dies sind nur einige der Erkenntnisse, die wir aus unserer langjährigen Erfahrung mit der Pull-Planung gewonnen haben. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sehen Sie sich unser aufgezeichnetes Webinar "How to Lead a Pull Plan Session" mit Fotos, Beispielen und vielen Tipps an.

Quellen:

1. How Lean Practices Represent the Future

2. Fauchier, Dan and Thais Alves, Last Planner is the Gateway to Lean Behaviors (IGLC 2013, Fortaleza Brazil), http://iglc.net/Papers/Details/898

3. Umstot, David and Dan Fauchier, Lean Project Delivery: Building Championship Project Teams, (2017, Amazon)