Según la Asociación de Contratistas Generales de Estados Unidos (AGC) en conjunto con McGraw Hill [1], alrededor del 15% de los constructores en Estados Unidos utilizan sesiones de planificación pull (el 9% utiliza de manera holística todo el sistema Last Planner®) con el firme objetivo de obtener el mayor valor en el menor tiempo posible.

En los últimos años, los autores de este blog han conducido y asesorado más de 200 sesiones de planificación pull, han escrito libros en la materia y han realizado docenas de capacitaciones y webinars. Han acertado, han fracasado y sobre todo han aprendido de sus errores. Han perfeccionado el liderazgo que se necesita para llevar a cabo la sesión y con seguridad pueden afirmar que para lograrlo se necesita “PEN”:

• Preparación
• Entusiasmo
• Neutralidad

Por supuesto que se necesita saber de construcción, del concepto pull, de su secuencia inversa, de técnicas de identificación de ruta crítica, de manejo de personal, liderazgo, manejo de recursos, de compromiso, etc., pero por el momento, concentrémonos en la “magia” de reunir a un grupo de 10-20 especialistas de la construcción – cada uno con su propia personalidad, experiencia, aptitudes y necesidades – a que colaboren de manera activa en una sesión de planificación pull.

1) Preparación

Todo empieza con la preparación, tanto tuya como del resto del equipo. El objetivo es lograr que todos los involucrados lleguen a ese momento de realización en donde se percaten los beneficios que implica la correcta implementación de estas sesiones colaborativas en comparación con el enfoque tradicional en donde existe un “genio solitario” que planifica todo el proyecto. El cual difícilmente termina de entender el alcance de cada una de las partes involucradas en el proyecto e impone su voluntad de manera jerárquica sobre sus supuestos subordinados. Es importante mencionar, que es común haber escuchado sobre su potencial, pero difícilmente se entiende el impacto que estas sesiones tienen, hasta que realmente se ponen en marcha.

Se recomienda que el equipo se familiarice entre 3-4 horas interactuando con la simulación Villego™, pues sencillamente es difícil entender la brillantez detrás del concepto de pull, sin realmente ponerlo en práctica. El líder de la sesión necesita preparar los materiales a utilizar – post-its, plumones, lonas, plantas arquitectónicas laminadas del sitio, formatos para hacer preguntas, aprobación de especificaciones técnicas de equipos y materiales a utilizar, tener a mano el modelo BIM para cualquier aclaración, etc. Es fundamental saber identificar y empoderar a los líderes que realmente estarán involucrados en el día a día, así como tener claro los hitos más trascendentales con sus respectivas fechas límite para empezar a “tirar de” actividades teniendo ese objetivo perfectamente establecido.

2) Entusiasmo

LUna vez empezada la reunión, el objetivo del facilitador es mantener un ambiente continuo de trabajo mostrando cierta prisa o urgencia por terminar los trabajos, con el objetivo de mantener la atención y enfoque de todos los involucrados. Este líder necesita ser entusiasta, tanto del proceso, como de la habilidad de cada uno de los individuos de contribuir y transmitir su habilidad, experiencia y conocimiento al servicio de la sesión y del proyecto.

Es importante ser claro en el momento de definir ventanas de tiempo. “Tenemos 30 minutos para definir este proceso, si alguien necesita ayuda, aquí tienen dos manos”. Animar constantemente la sesión. “¡Excelente trabajo Paco!” “Venga Ricardo necesitamos esos tres post-ist en el tablero, el equipo necesita de tu colaboración” Encuentra la manera de moderar conversaciones. Pon atención a los “murmullos”, ya que inevitablemente en cierto punto de la reunión, se empiezan a formar grupos cada vez más pequeños de trabajo en donde se empieza a discutir elementos específicos del proyecto. El líder necesita ser capaz de moverse por toda la reunión, de ayudar, de motivar, de preguntar, “¿Qué se necesita para liberar esta actividad? ¿Qué restricción tenemos?” y a su vez, facilitar que las actividades lleguen al muro. Ser consciente del tiempo, presiona de manera sutil, motiva “Necesitamos pasar al siguiente paso, tenemos 5 minutos, venga, ¡ustedes pueden!” No todo el mundo es tan entusiasta en la vida real. Estamos conscientes de ello. Pero una sesión pull es como “entrar en escena” y el líder tiene que ser parte de ella, por lo que si te consideras una persona tímida, piensa en esto como en una tarea que te permite salir de tu zona de confort generando un impacto positivo en la industria. Usa tu cuerpo, varía tu tono de voz, usa tus manos para mantener la dinámica activa y enfocada.

3) Neutralidad

¿Por qué el líder se necesita mantener neutral? Porque el enfoque tradicional de la construcción (que representa el 85% de los proyectos en los que el especialista está involucrado) son de carácter jerárquico regidos por el orden y el control, en donde los subcontratistas no tienen voz y no tienen permitido decir que no. Recuerda que muchas veces están acostumbrados a ser “explotados” por los contratistas generales. Probablemente estén pensando “Ahora es importante mi opinión, pero al final, nos vas a ordenar que hacer y más me vale seguir tus órdenes”. Nuestro objetivo es poco a poco cambiar esta perspectiva. Sin embargo, para tener una sesión de planificación pull exitosa, se necesita una colaboración real generada a través de un ambiente de confianza para decir las cosas como son, dar duraciones reales (sin colchones) y hacer promesas sostenibles que sean realmente alcanzables. Para llegar a ese ambiente de colaboración, es necesario que el líder, se mantenga neutral. Es fácil para nosotros los facilitadores mantenernos neutral, pues trabajamos por lo que sea mejor para el proyecto, enfocándonos en optimizar el todo, no las partes individuales.

El líder necesita explicar al principio de la reunión, “Necesitamos de toda su honestidad el día de hoy. Estoy seguro que hemos pensando esto arduamente y tenemos un plan de la manera en la podrían funcionar las cosas, sin embargo es fundamental entender que ese plan que tenemos en mente puede mejorar a través de la experiencia de todos. Necesitamos colaborar y resolver esto de manera conjunta. Yo voy a actuar de manera neutral en cuanto a cuál es la mejor manera de construir este proyecto, hasta que hablemos sobre las opciones, las plasmemos a través de la sesión y decidamos de manera grupal que funciona en beneficio de todos.” Como líder, si no puedes permanecer imparcial y te ves en la necesidad de inclinarte por una alternativa, cede el puesto y la neutralidad de ser el “juez” de la sesión por unos minutos a otra persona. Cuando regreses a tu posición neutral, evidencia que estás regresando a ella y que vuelves a ser imparcial otra vez, al hacer esto, evidencias tu liderazgo y flexibilidad como líder al crear un ambiente de confianza para el equipo.

Material additional:

1. How Lean Practices Represent the Future

2. Fauchier, Dan and Thais Alves, Last Planner is the Gateway to Lean Behaviors (IGLC 2013, Fortaleza Brazil), http://iglc.net/Papers/Details/898

3. Umstot, David and Dan Fauchier, Lean Project Delivery: Building Championship Project Teams, (2017, Amazon)