El nombre completo es Last Planner® System of Production Control (Sistema de Control de la Producción del Último Planificador). El control de la producción es necesario en los proyectos para poder lograr objetivos establecidos, realizar lo que se pueda hacer alineado con una ruta planificada y cuando sea imposible lograr lo planificado, encontrar rutas alternas con el objetivo de cumplir las metas deseadas. El término Last Planner® es una marca registrada por parte del Lean Construction Institute, por lo que el símbolo “®” debe aparecer cuando se utilice por primera vez en un documento.

El sistema Last Planner® es un sistema de carácter holístico, lo cual significa que cada una de sus partes es necesaria para soportar la ejecución y la planificación del proyecto bajo un enfoque Lean. Hay que resistir la tentación de utilizar el sistema como si fuera un menú, del cual puedes seleccionar solo las partes que quieres usar. El sistema está compuesto por 5 partes principales.

Figure 1: Sistema del Último Planificador

Las primeras dos partes se enfocan en identificar el trabajo que se debería de hacer para completar exitosamente un proyecto lean. El plan maestro, parte uno, se tiene que hacer en el comienzo del proyecto. El trabajo del plan maestro tiene que estar enfocado en identificar los hitos más importantes que permitan medir el ritmo de trabajo en el cual el proyecto se puede desarrollar para ser exitoso. Normalmente los hitos son fechas de término para cada una de las principales fases del proyecto al igual que fechas de liberación de órdenes de compra de algunos elementos con plazos de entrega considerables. Al momento de realizar el plan maestro, idealmente se busca la participación de últimos planificadores involucrados tanto en la etapa de diseño, como en la etapa de construcción. El término “Último Planificador” se refiere a las personas en el equipo responsables de realizar la última tarea dentro del trabajo específico asignado y de asegurarse que tienen los materiales, equipamiento e información necesaria para completar esa tarea. Durante la etapa de diseño, los últimos planificadores son normalmente arquitectos e ingenieros de proyecto. Durante la etapa de construcción, los últimos planificadores son especialistas y subcontratistas de cada una de las empresas involucradas.

La segunda parte, la planificación de fases, se debe realizar dos o tres meses antes del inicio de cada una de las fases. Una fase en este contexto se refiere a la porción del proyecto que hace sentido considerar como una unidad completa. El desglose de la fase de un proyecto dependerá del tamaño y de la complejidad del trabajo a desarrollar, con hitos de inicio y final de la fase identificado en la etapa del plan maestro. La planificación de las fases desarrolla un acuerdo entre los últimos planificadores en cómo el trabajo entre esos dos hitos se llevará a cabo.

La planificación de fases utiliza un enfoque de planificación pull, en donde los últimos planificadores dan claridad a la secuencia en las solicitudes y compromisos que hacen el uno con el otro. Este enfoque sigue una práctica central de lean la cual se desarrolla a través de la creación de un ritmo continuo de trabajo, al empezar con la condición final necesaria para completar una fase y construir la cadena de valor por la cual el cliente solicita y el responsable promete para definir con claridad la manera en la que el trabajo será realizado de una operación a la otra. Esta planificación de fases representa una importante oportunidad para que el equipo determine el ritmo de trabajo se desempeñe buscando poca variabilidad en el proceso.

La tercera parte del sistema del Último Planificador se enfoca en asegurarse que el trabajo se pueda hacer. A través de la planificación anticipada (make ready), en donde los últimos planificadores visualizan el plan a futuro para evaluar si hay restricciones en las próximas tareas, identificadas en la planificación de fases. La mayoría de los equipos realizan este ejercicio con seis semanas de horizonte, sin embargo, en proyectos complejos es necesario una variación en este horizonte. El plan de visualización a futuro, es utilizado para ayudar a los equipos a enfocarse en que actividades necesitan dejarse listas previamente para garantizar el flujo continuo al momento de ejecutarlas.

Las restricciones son condiciones que previenen que una actividad planificada se lleve a cabo, e incluye limitaciones como la mano de obra y la disponibilidad de los materiales, acceso al equipamiento, permisos de construcción, etc.

Estas restricciones son identificadas en un registro, con el responsable para eliminar la restricción, así como la fecha compromiso en la cual necesita ser resuelta. La falta de esta planificación anticipada es comúnmente un factor importante que afecta el flujo continuo de trabajo en el proyecto, por lo que es de vital importancia realizar este ejercicio con mucho empeño y atención. Esta planificación anticipada también incluye el seguir aclarando las actividades identificadas durante la planificación de fases, ya que cada vez el trabajo a realizar se entenderá de mejor manera.

Existen dos aspectos adicionales a la planificación anticipada que se deben considerar. Las actividades descritas en la planificación de fases que no se desglosaron al nivel de operación suficiente para la ejecución diaria y/o semanal, por lo que es importante utilizar la experiencia obtenida en el proyecto para planificar de mejor manera las actividades. De igual manera aquí es en donde los equipos de trabajo colaboran con mayor precisión para detallar la manera en la que se desarrollaran las operaciones en la fase de ejecución.

La cuarta parte del sistema del Último Planificador se enfoca en lo que hará cada último planificador para cumplir su promesa establecida en la planificación de fases. Esto se logra través de la preparación del plan de trabajo semanal, en donde cada Último Planificador identifica las tareas que su equipo realizará cada uno de los días de la siguiente semana. La confiabilidad es extremadamente importante en el desarrollo de estos planes colaborativos.

La quinta parte del sistema del Último Planificador se enfoca en aprender de lo que el equipo ya hizo. Aprender es una actividad de todos los días para un equipo de proyecto lean. Este sistema provee dos oportunidades específicas para aprender. La primera es a través de la junta diaria de coordinación, muchas veces conocida como daily huddle. En esta breve junta en donde los involucrados se mantienen de pie, los últimos planificadores comentan si lograron las promesas durante el día y de lo contrario, establecen un plan de acción para lograr el objetivo semanal. Estos ajustes diarios son vitales, pues es más fácil realizar el ajuste de manera diaria que de manera semanal, que a su vez son más fáciles que los ajustes en la planificación de fases, etc.

La segunda oportunidad de aprendizaje llega a través del análisis de los indicadores clave de desempeño (KPI’s). Uno de ellos es el “Percent Plan Complete” o “PPC” (Porcentaje de Promesas Cumplidas), el cual es una medición del porcentaje de las actividades que se completaron sobre el número total de actividades planificadas. Otro es el “Task Made Ready” (Tareas Listas para Ejecución), el cual mide el porcentaje de tareas identificadas durante la planificación de fases que realmente iniciaron acorde a plan. Un tercer indicador es “Task Anticipated”, el cual mide el número de tareas en un plan semanal que fueron correctamente identificadas en el plan de visualización con debida anticipación.

Existen dos importantes consideraciones para lograr la exitosa implementación del sistema del Último Planificador. En primer lugar, no se logrará el potencial total del sistema en un ambiente de control y rigidez. Las prácticas de gestión de proyecto tienen que estar alineadas con la cultura lean enfocadas al principio de respeto por las personas, así como los líderes de proyecto necesitan verse a sí mismos como entrenadores y facilitadores de la planificación y el aprendizaje a través de los últimos planificadores del proyecto.

En segundo lugar el uso del sistema del Último Planificador es una disciplina y como cualquier otra, ya sea atlética o musical, se necesita práctica diaria para en primer lugar poder ponerlo en marcha y finalmente dominarlo. Hacer de la colaboración la piedra angular de tu proyecto, hace que avances enormemente en la implementación de un proyecto lean.